ZARZĄDZENIE NR 21 / 2006
Burmistrza Miasta i Gminy Wołów
z dnia 1 lutego 2006 r.
w sprawie ustalenia Regulaminu udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie.
Na podstawie art. 30 ust. 2 pkt. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.) ustalam i wprowadzam do stosowania w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie:
Regulamin udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
Regulamin niniejszy określa zasady udzielania zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane dokonywane przez Urząd Miasta i Gminy w Wołowie.
§ 2
Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
1) Urzędzie – oznacza to Urząd Miasta i Gminy w Wołowie,
2) Burmistrzu – oznacza to Burmistrza Miasta i Gminy Wołów lub osobę przez niego upoważnioną,
3) Naczelniku – oznacza to Naczelnika Wydziału Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie,
4) Skarbniku – oznacza to Skarbnika Gminy Wołów,
5) wydziale – oznacza to Wydział Urzędu Miasta j Gminy w Wołowie,
6) pełnomocniku ds. zamówień publicznych - oznacza to pełnomocnika Burmistrza Miasta i Gminy Wołów ds. zamówień publicznych,
7) ustawie - oznacza to ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm. ).
§ 3
Udzielanie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane jest dopuszczalne jedynie w granicach wydatków, które zostały ujęte w uchwale budżetowej z zachowaniem następujących zasad:
1) celowości i oszczędności, z zapewnieniem najlepszych efektów z danych nakładów przewidzianych w przepisach ustawy o rachunkowości i ustawy o finansach publicznych,
2) terminowości realizacji zadań publicznych,
3) wyboru najkorzystniejszej oferty, z zachowaniem przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
§ 4
1. Pracownicy Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią regulaminu i bezwzględnie przestrzegać zawartych w nim postanowień.
2. Sprawy, nie objęte niniejszym regulaminem zostały uregulowane odrębnymi przepisami wewnętrznymi, tj. instrukcją obiegu i kontroli oraz archiwizowania dokumentów finansowo-księgowych.
Rozdział II
Wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia
§ 5
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia wszczynane jest na pisemny wniosek właściwego merytorycznie wydziału.
2. Przedmiot zamówienia winien być określony za pomocą obiektywnych cech technicznych, jakościowych, a w przypadku robót budowlanych – za pomocą dokumentacji projektowej i kosztorysowej oraz specyfikacji technicznej wykonania i odbioru robót.
3. W przypadku zamówień, których przedmiotem są roboty budowlane, warunkiem koniecznym pozwalającym na wszczęcie postępowania o udzielenie zamówienia jest posiadanie przez właściwy merytorycznie wydział aktualnej i sporządzonej zgodnie z prawem dokumentacji technicznej oraz niezbędnych kosztorysów. Jeżeli przedmiotem zamówienia jest jednorazowe zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych, wymagane jest posiadanie programu funkcjonalno-użytkowego wskazującego przeznaczenie ukończonych robót budowlanych oraz stawiane im wymagania techniczne, ekonomiczne, architektoniczne, materiałowe i funkcjonalne.
4. Wniosek po sprawdzeniu przez pełnomocnika ds. zamówień publicznych pod kątem przepisów dotyczących zamówień publicznych a w szczególności w zakresie proponowanego trybu udzielenia zamówienia oraz przez Skarbnika pod kątem zabezpieczenia środków finansowych na wykonanie zamówienia oraz po akceptacji Burmistrza stanowi podstawę do wszczęcia i przeprowadzenia właściwego postępowania o udzielenie zamówienia.
5. Wzór wniosku określa załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.
6. Sporządzenie wniosku, o którym mowa w ust. 1 nie jest wymagane w przypadku dokonywania zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 1 500 złotych brutto.
Rozdział III
Postępowanie o udzielenie zamówień, których wartość nie przekracza równowartości w złotych kwoty 6 000 EURO
§ 6
Postępowanie o udzielenie zamówienia, którego szacunkowa wartość netto nie przekracza równowartości w złotych kwoty 6 000 EURO prowadzi wydział właściwy merytorycznie lub wydział wyznaczony przez Burmistrza.
§ 7
1. Postępowanie o udzielenie zamówienia, o którym mowa w § 6 polega na przeprowadzeniu konkursu ofert cenowych lub negocjacji z co najmniej dwoma wykonawcami.
2. W przypadku konkursu ofert prowadzący postępowanie kieruje pytanie o cenę wybranych przez siebie wykonawców i zaprasza ich do składania ofert. Dopuszcza się możliwość negocjacji w sprawie ceny. Prowadzący postępowanie udziela zamówienia wykonawcy, który złoży najkorzystniejszą ofertę i spełnia inne wymogi określone przez prowadzącego postępowanie.
3. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje organizator postępowania i wykonawcy przekazują zgodnie z wyborem prowadzącego postępowanie pisemnie, faksem lub drogą elektroniczną. Jeżeli prowadzący postępowanie lub wykonawcy przekazują dokumenty lub informacje o których mowa wyżej, faksem lub drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.
4. Dopuszcza się możliwość przeprowadzenia negocjacji z wykonawcami drogą telefoniczną co należy potwierdzić spisaną notatką zawierającą wspólne uzgodnienia. Niezbędnym jest w chwili dokonania wyboru posiadanie oferty w formie pisemnej.
§ 8
Zamówienie, o którym mowa w § 1 może zostać udzielone po przeprowadzeniu negocjacji z jednym wykonawcą w przypadkach, w których ustawa Prawo zamówień publicznych dopuszcza udzielenie zamówienia z wolnej ręki.
§ 9
Zamówienie udzielane jest oferentowi, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą.
§ 10
1. Z przeprowadzonego postępowania prowadzący postępowanie sporządza protokół zawierający propozycję wyboru najkorzystniejszej oferty i jej uzasadnienie.
2. Wzór protokołu określa załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu.
3. Prowadzący postępowanie przedkłada dokumentację postępowania:
1) Pełnomocnikowi ds. zamówień publicznych w celu jej weryfikacji pod względem zgodności postępowania z niniejszym regulaminem i przepisami dotyczącymi zamówień publicznych a następnie
2) Burmistrzowi w celu zatwierdzenia wyboru najkorzystniejszej oferty.
§ 11
Do zamówień o wartości nie przekraczającej 1 500 złotych brutto nie stosuje się przepisów niniejszego rozdziału z wyjątkiem postanowień §12 i §13.
§ 12
1. Umowę w formie pisemnej zawiera się w przypadkach uzasadnionych charakterem zamówienia.
2. Umowa, o której mowa w ust. 1:
a) zawarta może być wyłącznie na czas oznaczony,
b) nie może wykraczać poza zakres przedmiotu zamówienia,
c) wymaga akceptacji radcy prawnego.
3. W przypadku gdy sporządzenie umowy w formie pisemnej nie jest konieczne potwierdzeniem udzielenia zamówienia jest pisemne zamówienie Urzędu podpisane przez osobę do tego upoważnioną.
§ 13
1. Wydziały prowadzące postępowania o udzielenie zamówień zobowiązane są do:
1) bieżącego prowadzenia rejestru wszystkich zamówień dokonywanych przez nich w ciągu danego roku budżetowego (w tym również zamówień o wartości nie przekraczającej 1 500 złotych brutto) według wzoru określonego w załączniku nr 3 do niniejszego regulaminu,
2) przechowywania i zabezpieczenia dokumentacji wraz z załącznikami oraz rejestru o którym mowa w punkcie 1 przez okres określony przepisami ustawy.
2. Pełnomocnik ds. zamówień publicznych kontroluje prawidłowość wykonywania obowiązków określonych w ust.1 nie rzadziej niż raz na kwartał.
Rozdział IV
Postępowanie o udzielenie zamówień, których szacunkowa wartość netto przekracza równowartość w złotych kwoty 6 000 EURO
§ 14
Postępowanie o udzielenie zamówienia, którego wartość przekracza równowartość w złotych kwoty 6 000 EURO prowadzi komisja przetargowa we współpracy z wydziałem właściwym merytorycznie lub wydziałem wyznaczonym przez Burmistrza.
§ 15
1.. Komisja przetargowa składa się z 3 do 5 członków powołanych przez Burmistrza.
2. W skład każdej komisji wchodzą:
3) naczelnik wydziału właściwego merytorycznie lub wyznaczonego przez Burmistrza jako Przewodniczący komisji ,
4) pełnomocnik ds. zamówień publicznych jako Sekretarz komisji,
5) pracownik wydziału właściwego merytorycznie lub wyznaczonego przez Burmistrza jako Członek komisji.
3. Imienny skład komisji przetargowej ustala każdorazowo Burmistrz w drodze zarządzenia.
§ 16
Do zadań komisji należy dokonywanie w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego wszelkich czynności nie zastrzeżonych przez niniejszy regulamin i obowiązujące przepisy dla innych podmiotów, a w szczególności:
1) weryfikacja projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia opracowanego przez wydział merytoryczny i przedkładanie jej Burmistrzowi do zatwierdzenia,
2) przygotowanie treści ogłoszenia o przetargu lub zaproszeniu do składania ofert i po podpisaniu przez Burmistrza zamieszczenie ogłoszenia o przetargu w Biuletynie Zamówień Publicznych (w przypadkach określonych ustawą Prawo zamówień publicznych), na stronie internetowej i na tablicy ogłoszeń ( ewentualnie w prasie lokalnej) lub wysyłanie zaproszeń do składania ofert (w trybie negocjacji z ogłoszeniem i bez ogłoszenia, zapytania o cenę, zamówienia z wolnej ręki) do potencjalnych oferentów,
3) udzielanie wyjaśnień na złożone przez potencjalnych oferentów zapytania lub informowanie o ewentualnych zmianach wprowadzonych do dokumentacji przetargowej,
4) publiczne otwarcie ofert i sporządzenie odpowiedniej części protokołu,
5) dokonanie oceny spełniania przez wykonawców wymaganych warunków i wnioskowanie o wykluczenie wykonawców nie spełniających tych warunków,
6) żądanie od wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert,
7) poprawianie w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich i rachunkowych zgodnie z art. 87 ustawy.
8) wnioskowanie do kierownika jednostki o odrzucenie oferty w przypadkach przewidzianych ustawą,
9) dokonanie oceny ofert nie podlegających odrzuceniu i przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej,
10) występowanie z wnioskiem o unieważnienie postępowania,
11) sporządzenie właściwej dokumentacji z przeprowadzonego postępowania na obowiązkowych drukach ZP,
12) przygotowanie propozycji wyboru nowego wykonawcy spośród złożonych ważnych ofert, w przypadku nie podpisania umowy przez wykonawcę, którego oferta została wybrana,
13) zawiadamianie wykonawców o czynnościach zamawiającego w przypadkach określonych w ustawie Prawo zamówień publicznych,
14) analiza wnoszonych protestów i odwołań oraz przygotowywanie projektów odpowiedzi na protesty i odwołania.
§ 17
Komisja przetargowa prowadzi prace zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminem pracy komisji określonym odrębnym zarządzeniem.
§ 18
Po zakończeniu postępowania Komisja przetargowa niezwłocznie przekazuje wydziałowi merytorycznemu informację o wyniku postępowania wraz z dokumentacją postępowania w celu podjęcia czynności związanych z zawarciem umowy zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
§ 19
W postępowaniach prowadzonych przez Komisję przetargową właściwe merytorycznie wydziały przekazują kserokopię zawartej umowy w terminie do 5 dni od dnia jej zawarcia do pełnomocnika ds. zamówień publicznych.
§ 20
1. Pełnomocnik ds. zamówień publicznych prowadzi rejestr zamówień publicznych jednostki o wartości przekraczającej 6000 EURO.
2. Wzór rejestru, o którym mowa w ust. 1 stanowi załącznik nr 4 do niniejszego regulaminu.
Rozdział V
Postępowanie o udzielenie zamówień przez jednostki organizacyjne Gminy Wołów.
§ 21
1. Postępowanie o zamówienie publiczne do wartości 20 000 EURO netto jednostki organizacyjne Gminy Wołów przeprowadzają we własnym zakresie, powołując w razie potrzeby własną komisję przetargową przy zastosowaniu wewnętrznych regulaminów udzielenia zamówień oraz przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych do niej.
2. Jednostki organizacyjne zobowiązane są do uzyskania pozytywnej opinii pełnomocnika ds. zamówień publicznych w odniesieniu do prowadzonego postępowania przed podaniem do publicznej wiadomości informacji o prowadzonym postępowaniu poprzez ogłoszenia lub zaproszenia o których mowa w § 16 pkt. 2.
3. Postępowanie o zamówienie publiczne o wartości przewyższającej 20 000 EURO netto przeprowadza Urząd na podstawie niniejszego regulaminu oraz przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych oraz aktów wykonawczych do niej.
§ 22
Na zamówieniach, umowach lub zleceniach oraz na fakturach i rachunkach należy zamieszczać adnotacje o sposobie wyboru wykonawcy.
Rozdział VI
Postanowienia końcowe
§ 23
1. Wykonanie zarządzenia powierzam naczelnikom wydziałów oraz pełnomocnikowi ds. zamówień publicznych .
2. Wszyscy pracownicy jednostki właściwi merytorycznie z tytułu powierzonych im obowiązków winni zapoznać się z treścią niniejszego regulaminu i przestrzegać jego postanowień.
3. Fakt zapoznania się z postanowieniami niniejszego regulaminu winien być potwierdzony w stosownym oświadczeniu stanowiącym Załącznik nr 5 do niniejszego regulaminu.
§ 24
W zarządzeniu Nr 123/2004 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia 15 lipca 2004 r. w sprawie przepisów wewnętrznych regulujących gospodarkę finansową w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie w § 1 skreśla się punkt. 7
§ 25
Regulamin niniejszy wchodzi w życie z dniem 1 lutego 2006 r.
