A A A

PRAWO LOKALNE > Działalność kontrolna i audyt > 2004 > Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Wołowie

Wołów, dnia 01.07.2003r.

Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek-Ratusz

Protokół

z kontroli przestrzegania przez Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej w Wołowie zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r., pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, terminowości i skuteczności

Kontrolę przeprowadzono w dniach od 18.05.2004r. do30.06.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r. do 31.12.2003r.

Kontrolę przeprowadzili:

• Tomasz Malarz-Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, działający na podstawie art. 28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i Regulaminu przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
• Bogusława Nicpoń.

1.

Sprawy organizacyjne:

Zakład działa na podstawie: Uchwały Rady Miejskiej w Wołowie z dnia 31.05.1999r. Nr XI / 122 / 1999, postanowień Statutu wprowadzonego uchwałą Nr XXIII / 279 / 2000 Rady Miejskiej w Wołowie z 31 sierpnia 2000r. oraz na podstawie przepisów o gospodarce komunalnej, ustawy o finansach publicznych i innych obowiązujących przepisów prawnych.

W celu realizacji swoich zadań statutowych zakład prowadzi własną księgowość oraz dokonuje systematycznych analiz działalności gospodarczej.

Dyrektorem kontrolowanego Zakładu jest od 10.05.2000r. Maria Janik.

Stanowisko głównego księgowego zajmuje od 24.07.2001r. Adelajda Goles.

W zakresie kontroli pobrano i poddano analizie dokumentację finansowo-księgową dotyczącą wydatków finansowych ZGM w Wołowie, za 2003 rok.

Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Wołowie otrzymał statystyczny numer identyfikacyjny REGON 932155787 oraz numer identyfikacji podatkowej NIP 988-01-64-192.

2.

Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

Na podstawie Regulaminu przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów zostały prowadzone procedury kontroli, pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, celowości, terminowości skuteczności, opisane w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej w Wołowie. Jako podstawę prawną w/w instrukcji wymieniono art. 28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych.

Dokonane wydatki ZGM na 2003 rok

Dział		Wykonanie planu w 2003r.
700-Gospodarka mieszkaniowa Rozdział 70001-Zakłady gospodarki mieszkaniowej
Paragraf	302-nagrody i wydatki osobowe niezliczone do wynagrodzeń	660,00
	303-Różne wydatki na rzecz osób fizycznych	4.292,00
	401-wynagrodzenia osobowe pracowników	388.961,00
	411-składki na ubezpieczenia społeczne	66.554,00
	412-składki na Fundusz Pracy	9.377,00
	421-zakup materiałów i wyposażenia	358.398,00
	426-zakup energii	219.756,00
	427-zkup usług remontowych	31.290,00
	430-Zakup usług pozostałych	231.142,00
	441-Podróże służbowe krajowe	3.188,00
	443-Różne opłaty i składki	29.934,00
	444-odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych	14.693,00
	453-podatek od towarów i usług (VAT)	13.349,00
	460-kary i odszkodowania wypłacone na rzecz osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych	1.248,00
	461-kary postępowania sądowego i prokuratorskiego	4.134,00
	100-inne zmniejszenia	89.664,00
	130-stan śr. obrot. netto na koniec okresu sprawozdawczego	329.137,00

Razem: 1.795.777,00

Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe pod względem przestrzegania przez jednostkę realizacji procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych, przeznaczonych na wywóz nieczystości stałych.

1. F-ra VAT Nr 01/21035/12/2002/TK z dnia 31.12.2002r. na kwotę 17 714,16
2. F-ra VAT Nr 01/01237/01/2003/TK z dnia 31.01.2003r. na kwotę 17 675,22
3. F-ra VAT Nr 01/02486/02/2003/TK z dnia 28.02.2003r. na kwotę 17 239,16
4. F-ra VAT Nr 01/05616/03/2003/TK z dnia 31.03.2003r. na kwotę 18 329,33
5. F-ra VAT Nr 01/06887/04/2003/TK z dnia 30.04.2003r. na kwotę 18 576,82
6. F-ra VAT Nr 01/08153/05/2003/TK z dnia 30.05.2003r. na kwotę 19 012,45
7. F-ra VAT Nr 01/11339/06/2003/TK z dnia 30.06.2003r. na kwotę 19 031,02
8. F-ra VAT Nr 01/12649/07/2003/TK z dnia 31.07.2003r. na kwotę 19 031,95
9. F-ra VAT Nr 01/13952/08/2003/TK z dnia 29.08.2003r. na kwotę 18 809,27
10. F-ra VAT Nr 01/17156/09/2003/TK z dnia 30.09.2003r. na kwotę 18 915,75
11. F-ra VAT Nr 01/18505/10/2003/TK z dnia 31.10.2003r. na kwotę 18 943,57
   
Ogółem za wywóz nieczystości: 203 278,70 

Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe pod względem przestrzegania przez jednostkę realizacji procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych przeznaczonych na dostawę energii cieplnej do ogrzewania lokali mieszkalnych i innych pomieszczeń.

1. F-ra VAT Nr 3/I/2003  z dnia 07.01.2003r. na kwotę 11 066,84
2. F-ra VAT Nr 21/I/2003  z dnia 05.02.2003r. na kwotę 11 066,84
3. F-ra VAT Nr 21/I/2003  z dnia 03.03.2003r. na kwotę 11 066,84
4. F-ra VAT Nr 85/III/2003 z dnia 03.04.2003r. na kwotę 11 066,84
5. F-ra VAT Nr 108/IV/2003 z dnia 06.05.2003r. na kwotę 11 066,84
6. F-ra VAT Nr 139/V/2003 z dnia 03.06.2003r. na kwotę 11 066,84
7. F-ra VAT Nr 167/VI/2003 z dnia 02.07.2003r. na kwotę 11 066,84
8. F-ra VAT Nr 191/VII/2003 z dnia 04.08.2003r. na kwotę 11 066,84
9. F-ra VAT Nr 217/VIII/2003 z dnia 31.08.2003r. na kwotę 11 066,84
10.F-ra VAT Nr 244/IX/2003 z dnia 30.09.2003r. na kwotę 11 066,84
11.F-ra VAT Nr 260/X/2003 z dnia 31.10.2003r. na kwotę 11 066,84

Ogółem za energię cieplną: 121 735,24

Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną kwotę 325 013,94 zł.

Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r. przez Zakład Gospodarki Mieszkaniowej w Wołowie.

I. W czasie kontroli ustalono, iż w sporządzonej "Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo księgowych w Zakładzie Gospodarki Mieszkaniowej" widnieje szereg nieprawidłowości, polegających m.in. na:

1. Braku zdefiniowania określenia cyt. "sprawdzenia pod względem merytorycznym" każdego dowodu stanowiącego podstawę wypłaty, zapłaty itp.
   
   
2. Braku wykazu stanowisk do sprawdzania pod względem formalnym i rachunkowym oraz wzoru podpisu osób upoważnionych do zatwierdzania dowodów zewnętrznych
   
   
3. Wszystkie skontrolowane dokumenty opatrzone zostały pieczątką o treści: "Sprawdzono pod względem merytorycznym-data-podpis, Sprawdzono pod względem formalno - rachunkowym-data-podpis Zatwierdzam do wypłaty: kwota-słownie złotych – podpis GŁ. Księgowego i Dyrektora jednostki". Stosowanie w/w pieczęci nie zostało określone w Instrukcji w sprawie obiegu i kontroli.
   
   
4. Nie określono sposobu właściwej dekretacji oraz stosowania pieczątki z przystosowanymi do tego celu rubrykami, która jest używana. Ponadto nie wskazano osób upoważnionych do dekretowania dokumentów.
   
   
5. Sporządzono Załącznik Nr 2, który nie został opisany w treści Instrukcji. W załączniku tym wykaz komórek organizacyjnych, w których posiadaniu znajdują się poszczególne egzemplarze instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych nie został uzupełniony.
   
   
6. W Instrukcji nie ustalono jednolitych zasad sporządzania kontroli.
   
   
7. Nie sprecyzowano sposobu odpowiedniego przechowywania blankietów książeczek czekowych gotówkowych, stanowiących druki ścisłego zarachowania.

II. Przeprowadzona kontrola obejmuje, co najmniej 5 % wydatków ponoszonych na wywóz nieczystości stałych oraz dostawę energii cieplnej. W trakcie procedur kontroli, ustalono:

1. W zakresie wywozu nieczystości stałych Zakład korzysta z usług Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej w Wołowie, na podstawie umowy Nr 2342/TK/N/2000 zawartej w dniu 28.04.2000r.
   
   
2. Na odbieranie odpadów komunalnych z targowiska miejskiego w Wołowie, Zakład korzysta z usług Przedsiębiorstwa Gospodarki Komunalnej w Wołowie, na podstawie umowy Nr 151/TK/N/2003 zawartej w dniu 10.10.2003r.
   
   
3. Powyższe umowy zostały zawarte na czas, nieokreślony, co jest nie zgodne z art. 142 Ustawy Prawo Zamówieniach Publicznych ( Dz.U.Nr 19 poz.177 ). Umowy dotyczące zamówień publicznych zawiera się na czas określony. Wyjątkiem od tej zasady jest treść art. 143 ust. 1 wyżej wymienionej ustawy. Artykuł ten określa, jakie umowy mogą być zawarte na czas nieoznaczony (nieokreślony). Katalog tych umów nie obejmuje świadczenia usług wywozu nieczystości stałych. Zatem umowy powinny być zawarte na czas oznaczony (określony).
   
   
4. Ze względu na to, iż na terenie Gminy Wołów usługi typu usuwanie nieczystości stałych mogą wykonywać podmioty:
   
   a) PPPHiU "TEA" Zakład Produkcyjny Spółka Jawna w Żmigrodzie ul. Wrocławska 52, Zezwolenie Nr 1/2002
   b) Wrocławskie Przedsiębiorstwo Oczyszczania Spółka Akcyjna ul. Traugutta 72/78, Zezwolenie Nr 2/2002
   c) Przedsiębiorstwo Usługowo-Handlowe "PORTO" Jacek Kiełt, ul. Świerczeskiego ½ Prochowice, Zezwolenie Nr 3/2002
   d) Przedsiębiorstwo Usług Komunalnych van Gansewinkel Legnica Sp. z o.o. ul. Złotoryjska 170, Zezwolenie Nr 3/2003
   
   istnieje konieczność przeprowadzenia przetargu na wykonywanie powyższych usług.

III. Zakład nie dokonuje wydatków w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań, co narusza art. 28 ust. 3 pkt 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 26 listopada 1998r.

IV. W czasie kontroli ustalono ponadto, co następuje:

1. Skontrolowano fakturę VAT nr 01/21035/12/2002/TK, z dnia 31.12.2003r., na kwotę 17 714,16.
   
   Faktura dotyczyła wywozu odpadów komunalnych oraz podstawienia kontenerów. Faktura jest opisana. Widnieją na niej następujące pieczęcie – "sprawdzono pod względem merytorycznym"- komplet podpisów, "sprawdzono pod względem formalny rachunkowym"- komplet podpisów, "zatwierdzono do wypłaty"- komplet podpisów.
   
   Płatności dokonano w dwóch terminach. Pierwszy przelew dokonano 6 dni po terminie, drugi 21 dni po terminie.
   
   
2. Skontrolowano fakturę VAT nr 01/01237/01/2003/TK, z dnia 31.01.2003r., na kwotę 17 675,22.
   
   Faktura dotyczyła podstawienia pojemników 1100L,kontenera oraz wywozu odpadów komunalnych. Faktura jest opisana.
   
   Widnieją na niej następujące pieczęcie- "sprawdzono pod względem merytorycznym" – komplet podpisów, "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" – komplet podpisów, "zatwierdzono do wypłaty" – komplet podpisów.
   
   Płatności dokonano w dwóch terminach. Pierwszy przelew dokonano 5 dni po terminie, drugi 26 dni po terminie.
   
   
3. Sprawdzono fakturę VAT nr 01/02486/02/2003/TK, z dnia 28.02.2003r., na kwotę 17 239,16.
   
   Faktura dotyczyła wywozu odpadów komunalnych oraz podstawienia pojemników i kontenerów. Faktura jest opisana. Widnieją na niej następujące pieczęcie- "sprawdzono pod względem merytorycznym"- komplet podpisów, "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym"- komplet podpisów, "zatwierdzono do wypłaty" – komplet podpisów.
   
   Płatności dokonano 34 dni po terminie.
   
   
4. Sprawdzono fakturę VAT nr 01/05616/03/2003/TK, z dnia 31.03.2003r., na kwotę 18 329,33.
   
   Faktura dotyczyła podstawienia pojemnika 1100L, kontenera oraz wywozu odpadów komunalnych.
   
   Faktura jest opisana. Widnieją na niej następujące pieczęcie – "sprawdzono pod względem merytorycznym" – komplet podpisów, "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym"- komplet podpisów, "zatwierdzono do wypłaty