Wołów, dn.14.05.2004r.
Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek-Ratusz
Protokół
z kontroli przestrzegania przez przedszkola "Chatka Puchatka" w Wołowie zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r., pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, terminowości i skuteczności.
Kontrolę przeprowadzono w dniach od 02.03.2004r. do 07.04.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r. do 31.12.2003r.
Kontrole przeprowadził:
- Tamasz Malarz-Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, działający na podstawie art.28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r., o finansach publicznych i Regulaminu kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
- Bogusława Nicpoń.
1.
Charakterystyka kontrolowanej jednostki:
Siedzibą przedszkola jest budynek przy ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 7 w Wołowie.
Organem prowadzącym przedszkole jest Gmina Wołów.
Przedszkole działa na podstawie art.50 ust.2 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie Oświaty (Dz. U. z 1996 Nr 67 poz.329 z późniejszymi zmianami), rozporządzenie MEN z dnia 15 lutego 1999r. w sprawie ramowego statutu Publicznego Przedszkola (Dz. U. Nr 14 poz.131 z późniejszymi zmianami).
Przedszkole jest jednostką budżetową.
Do kompetencji dyrektora przedszkola należy dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.
Dyrektorem kontrolowanego przedszkola jest Pani mgr Maria Orłowska.
Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Józefa Buchbach.
Osobą prowadzącą księgowość przedszkola jest Pani Agnieszka Janusz mł. referent.
Księgowość przedszkola prowadzona jest przez Wydział Finansowy UMiG w Wołowie na podstawie § 16 punkt 28 Zarządzenia nr 60/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia 30 kwietnia 2003 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Wołowie. Księgowość prowadzi wydzielona komórka Wydziału Finansów – Księgowość Oświaty.
W zakresie kontroli pobrano i poddano dokumentację finansowo-księgową za rok 2003.
Przedszkole posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 917-10-00-170.
2.
Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Nie przedstawiono odrębnej instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej jednostki budżetowej oświaty, jaką jest Przedszkole "Chatka Puchatka" w Wołowie Nie przekazano listy upoważnionych osób do podpisu i odbioru dokumentów finansowo – księgowych.
Obowiązujące Zarządzenie nr 2 /2002 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości z dnia 27 marca 2002 roku wydane na podstawie art. 28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) reguluje procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w zgodności z planem finansowym, zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, sposób wykorzystania wyników tychże kontroli. Powyższe zarządzenie nie reguluje, wprost, iż jest obowiązujące dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy.
Ponadto w treści załącznika nr 1 do zarządzenia "Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości" wymieniono jako oceniającego celowość wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dokonującego wstępną ocenę celowość wydatków administracyjno – rzeczowych jednostki - Sekretarza Gminy. Z tego można wnioskować, iż powyższe zarządzenie dotyczy dokonywania wydatków Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Art. 35 a ust. 3 cyt. ustawy wskazuje, iż procedury kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków są ustalone w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
Biorąc powyższe pod uwagę, mimo, iż pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za księgowość jednostek oświaty są pracownikami Wydziału Finansowego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, nie należy stosować zapisów powyższej instrukcji do prowadzonej księgowości przez te jednostki. Zważyć również należy, iż na liście osób, które zostały zapoznane z zarządzeniem jest tylko jedno nazwisko osoby pracującej w komórce księgowości oświaty – Pani Teresy Rudnik. Nadto osoba pełniąca obowiązki Głównego Księgowego Jednostek Oświaty oświadczyła, iż stosują się w swojej pracy wytyczne ustne i przepisy prawa wprowadzone przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświaty. Jednakże takich przepisów nie okazano.
Ustalono również, iż istnieje "Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w UMiG w Wołowie z 1998 roku. Jak wskazuje powyższa instrukcja dotyczy ona tylko jednej jednostki - Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Jako kierownik jednostki oznaczony jest tam burmistrz Miasta i Gminy Wołów.
Powyższą sytuację można zreasumować następująco: pracownicy Wydziału Finansów winni wykonywać czynności usługowe dla jednostek oświaty w zakresie księgowości na podstawie przepisów ogólnych m.in. ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. Jednakże z oświadczenia Pani Józefy Buchbach wynika, iż pracownicy jej komórki prowadząc księgowość jednostek oświatowych opierają się na przepisach i wytycznych, wprowadzonych przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświatowych. Nie sprecyzowała, o jakie konkretnie przepisy i wytyczne ustne mają zastosowanie.
Na podstawie § 5 ust. 1 litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej.
Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe:
1. F-ra VAT Nr 9/2003 z dnia 05.09.2003r. na kwotę 44.940,00
Razem: 44.940,00
Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną kwotę 44.940,00 Brutto.
Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r.przez Przedszkole "Chatka Puchatka" w Wołowie.
W czasie kontroli ustalono, co następuje:
- Zarządzeniem z 9 lipca 2003 roku Dyrektor Przedszkola Chatka Puchatka Maria Orłowska powołała komisje przetargową w składzie M. Orłowska, Z. Kowalska, W. Fuks, celem wyłonienia wykonawcy prac remontowo – budowlanych obiektu przedszkola.
W dniu 18 lipca 2003 roku przeprowadzono postępowanie w myśl przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. Wpłynęły dwie oferty. Kryterium oceny oferty 100% cena. Wybrano ofertę firmy COMPLEX A. Kuczyński z Wołowa na kwotę brutto 44 940 zł.brutto. W dniu 21 lipca 2003 podpisano umowę z wykonawcą na przedmiotowe zamówienie. Umowę podpisała dyrektor przedszkola wraz z Skarbnikiem Gminy, Sekretarzem Gminy. Widnieje też akcept Radcy Prawnego. Umowę zawarto na cenę podaną w ofercie przetargowej. Termin wykonania prac określono na 20 sierpnia. W protokole jako skład komisji widnieje Z. Kowalska i W. Fuks. M.Orłowska widnieje jako zatwierdzająca.
Roboty budowlane odebrano w dniu 3 września 2003 roku stwierdzając terminowość wykonania prac do 19.08.2003 roku. Odbioru dokonali M. Orłowska, A. Świerzbiński, K. Nawój.
5 września firma COMPLEX Wystawiła fakturę VAT nr 9/2003 na kwotę ustaloną w umowie. Na fakturze brak jest opisu. Widnieją pieczęcie – "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym"- komplet podpisów, "sprawdzono pod względem merytorycznym"- komplet podpisów, "sprawdzono zgodn. i prawidłowość z przepisami VAT i poprawność w zakresie dyscypliny budżetowej" - komplet podpisów, "sprawdzono do wypłaty...." - komplet podpisów. Płatność dokonano w terminie. Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 854, rozdział 85404, §4270.
Na tym protokół zakończono. Zawiera on.4 kolejno ponumerowane strony.
Osoby kontrolowane nie wnoszą zastrzeżeń do treści protokołu.
Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach i po uprzednim odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Szkoły.
Zgodnie z § 23 oraz § 24 Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów:
- Dyrektor Szkoły ma 3 dni na podpisanie protokołu.
- W razie odmowy podpisania protokołu przez Dyrektora, obowiązany jest on do złożenia pisemnych wyjaśnień określających przyczyny odmowy. Wyjaśnienia te należy złożyć kontrolującemu bądź Burmistrzowi w terminie 3 dni od daty przekazania protokołu kontroli do podpisania.
- Dyrektorowi Szkoły lub osobie posiadającej jego pisemne upoważnienie przysługuje prawo zastrzeżeń w sprawie stanu faktycznego i prawnego, ocen, uwag i wniosków zawartych w protokole kontroli. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie Burmistrzowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Spis załączników – kopie:
Zał. Nr 1 - Wyciąg zestawienie bankowe z dnia 19.09.2003r. Nr 90
Zał. Nr 2 - Faktura VAT Nr 9/2003 z dnia 05.09.2003r. za remont pokrycia dachowego na kwotę 44 940 zł.
Zał Nr 3 - Protokół odbioru z dnia 09.09.2003r.
Wołów, dnia 14.05.2004r.
Podpis osób kontrolujących : Podpisy osób kontrolowanych :
1. .......................................... 1. ...............................................
2. .......................................... 2. ...............................................
