Wołów dn.14.05.2004r.
Urząd Miasta i Gminy W Wołowie
Rynek-Ratusz
Protokół
z kontroli przestrzegania przez Szkołę Podstawową w Starym Wołowie zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r., pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, terminowości i skuteczności.
Kontrolę przeprowadzono w dniach od 02.03.2004r. do 07.04.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r.do 31.12.2003r.
Kontrolę przeprowadził:
- Tomarz Malarz-Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie , działający na podstawie art.28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i Regulaminu przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
- Bogusława Nicpoń.
1.
Charakterystyka kontrolowanej jednostki:
Szkoła Podstawowa w Starym Wiłowie działa na podstawie uchwały Nr VII / 87 / 1999 Rady Miejskiej z dnia 15 marca 1999r.Szkoła Podstawowa w Starym Wołowie działa na podstawie art. 5 ust. 2 pkt. 1 art. 58 ust. 1, 2 i 6 w związku z art. 59 ust. 6 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty/ Dz. U. z 1996r. nr 67 poz. 329 z późniejszymi zmianami art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 8 stycznia 1999r.
Przepisy wprowadzające reformę ustroju szkolnego /Dz. U. 12 poz.96 / oraz art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. h ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym / Dz. U. z 1996r. nr 13, poz 74 z późniejszymi zmianami/.
Szkoła otrzymała numer identyfikacji podatkowej NIP 988-01-04-327.
Szkoła jest jednostką budżetową Gminy Wołów. Nie posiada osobowości prawnej, rozlicza się z budżetem Gminy za pośrednictwem Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie.
Do kompetencji dyrektora szkoły należy dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym szkół wraz z ponoszeniem odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie, a także organizowanie administracyjnej , finansowej i gospodarczej obsługi szkoły.
Księgowość szkoły prowadzona jest przez Wydział Finansowy UMiG w Wołowie na podstawie §16 punkt 28 Zarządzenia nr 60/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia30 kwietnia 2003 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Wołowie. Księgowość prowadzi wydzielona komórka Wydziału Finansów – Księgowość Oświaty.
Dyrektorem kontrolowanej szkoły jest Pani mgr Elżbieta Pażdzior.
Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Józefa Buchbach.
Osobą prowadzącą księgowość w szkole jest Pani Barbara Nowicka podinspektor.
W zakresie kontroli pobrano i poddano analizie dokumentację finansowo-księgową, za 2003 rok.
2.
Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Nie przedstawiono odrębnej instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej jednostki budżetowej oświaty, jaką jest Szkoła Podstawowa w Starym Wołowie. Nie przekazano listy upoważnionych osób do podpisu i odbioru dokumentów finansowo – księgowych.
Obowiązujące Zarządzenie nr 2 /2002 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości z dnia 27 marca 2002 roku wydane na podstawie art. 28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) reguluje procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w zgodności z planem finansowym, zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, sposób wykorzystania wyników tychże kontroli. Powyższe zarządzenie nie reguluje, wprost, iż jest obowiązujące dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy.
Ponadto w treści załącznika nr 1 do zarządzenia"Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości"wymieniono jako oceniającego celowość wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dokonującego wstępną ocenę celowość wydatków administracyjno – rzeczowych jednostki - Sekretarza Gminy. Z tego można wnioskować, iż powyższe zarządzenie dotyczy dokonywania wydatków Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Art. 35 a ust. 3 cyt. ustawy wskazuje, iż procedury kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków są ustalone w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
Biorąc powyższe pod uwagę, mimo, iż pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za księgowość jednostek oświaty są pracownikami Wydziału Finansowego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, nie należy stosować zapisów powyższej instrukcji do prowadzonej księgowości przez te jednostki. Zważyć również należy, iż na liście osób, które zostały zapoznane z zarządzeniem jest tylko jedno nazwisko osoby pracującej w komórce księgowości oświaty – Pani Teresy Rudnik. Nadto osoba pełniąca obowiązki Głównego Księgowego Jednostek Oświaty oświadczyła, iż stosują się w swojej pracy wytyczne ustne i przepisy prawa wprowadzone przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświaty. Jednakże takich przepisów nie okazano.
Ustalono również, iż istnieje"Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w UMiG w Wołowie z 1998 roku. Jak wskazuje powyższa instrukcja dotyczy ona tylko jednej jednostki - Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Jako kierownik jednostki oznaczony jest tam burmistrz Miasta i Gminy Wołów.
Powyższą sytuację można zreasumować następująco: pracownicy Wydziału Finansów winni wykonywać czynności usługowe dla jednostek oświaty w zakresie księgowości na podstawie przepisów ogólnych m.in. ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. Jednakże z oświadczenia Pani Józefy Buchbach wynika, iż pracownicy jej komórki prowadząc księgowość jednostek oświatowych opierają się na przepisach i wytycznych, wprowadzonych przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświatowych. Nie sprecyzowała, o jakie konkretnie przepisy i wytyczne ustne mają zastosowanie.
Na podstawie §5 ust. 1 litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej.
Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe pod względem przestrzegania przez jednostkę realizacji procedur kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych.
1. F-ra VAT Nr 47/2003 z dnia 29.09.2003r. na kwotę 11.021, 00
2. F-ra VAT Nr 12/2003 z dnia 17.10.2003r. na kwotę 11.524, 68
3. F-ra VAT Nr 8/2003 z dnia 03.09.2003r. na kwotę 35.624, 32
Razem: 58.170, 00
Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną kwotę 58.170, 00 Brutto.
Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r.przez Szkolę Podstawową w Starym Wołowie.
W czasie kontroli ustalono, co następuje:
- W dniu 21.07.2003 roku w siedzibie Szkoły podstawowej w Starym Wołowie odbył się przetarg nieograniczony na wykonanie prac remontowo-budowlanych obiektu Szkoły Podstawowej w Starym Wołowie.
W skład komisji przetargowej powołanej zarządzeniem dyrektora weszli Irena Lorkiewicz jako przewodnicząca oraz Genowefa Ulatowska, Ryszrd Zabłocki i Wanda Zieniuk. Wpłynęły cztery oferty. Wszystkie oferty według komisji spełniły warunki SIWL. Nie istniała możliwość weryfikacji wszystkich ofert z uwagi, iż szkoła dostarczyła tylko ofertę wykonawcy, który przetarg wygrał. komisja wybrała ofertę nr2 tj. Usługi Ogólnobudowlane Władysław Bicz. Kryterium przedmiotowego postępowania była 100% cena.
Powyższa oferta opiewała na kwotę 33 293, 76 zł netto. W tym samym dniu zawarto umowę na wykonanie prac remontowo – budowlanych elewacji frontowej szkoły. W treści umowy wskazano termin wykonania prac do dnia 22.08.2003 roku. Cena zryczałtowana była taka jak w ofercie przetargowej. W dniu 2 września 2003 roku komisja w składzie E. Paździor , Krzysztof Nawój – przedstawiciel Gminy odebrała roboty powyższe budowlane stwierdzając, iż ilość zamówionych elementów zgadza się z ilością wykonanych robót. Nie wniesiono zastrzeżeń, nie stwierdzono terminowości wykonanych robót.
W dniu 3 września 2003 roku wykonawca wystawił fakturę za wykonanie prac remontowo budowlanych elewacji frontowej szkoły podstawowej w Starym Wołowie. Na przedmiotowym dowodzie księgowym nr 802/03 widnieje opis i pieczęcie"sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym","zatwierdzono wydatek na sumę..""wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i całościowym..". Na pieczęciach widnieją podpisy pracowników Wydziału Finansów i E. Paździor. Nie dokonano sprawdzenia pod względem merytorycznym. Płatność została dokonana w terminie.
Wydatek był uwzględniony w planie finansowym w rozdziale 8010 dziale 801 i w §4270.
- W dniu 14 sierpnia 2003 roku Dyrektor Szkoły zleciła firmie Władysław bicz Usługi Ogólnobudowlane w zakresie wykonania prac remontowych elewacji bocznych i tylnej budynku szkoły.
W zleceniu wskazano termin wykonania prac na dzień 28 sierpnia 2003 roku oraz stwierdzono, iż zamawiający zapłaci wykonawcy kwotę w wysokości maksymalnie do12 000 złotych bez wskazania informacji, czy jest to kwota nett czy brutto. Ponadto zawarto klauzulę, iż"Zamówienie w trybie z wolnej ręki – wartość zamówienia nie przekracza równowartości 3000 ECU art. 71 ust. 1 pkt 7 ustawy o zamówieniach publicznych". Wskazać należy, iż z dniem 01.01.1999r. na podstawie art. 30 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 roku Prawo dewizowe /Dz. U. 98 nr 160 poz.1063/ jednostki rozliczeniowe jakimi były ECU zastąpiono EURO.
W dniu 30 października komisja w składzie Elżbieta Paździor, Krzysztof Nawój odebrała od wykonawcy przedmiotowe prace. Oświadczono, iż przedmiotowe prace zgadzają się z kosztorysem ofertowym, nie stwierdzono usterek oraz nie odniesiono się do terminowości wykonanych prac.
W dniu 17 października 2003 roku Wykonawca wystawił fakturę VAT nr 12/2003 roku (dowód księgowy nr 1006/03) za wykonanie elewacji szkoły w Starym Wołowie na kwotę 11 524, 68 zł. brutto. Termin płatności- 14 dni od wystawienia. Zapłaty dokonano w dniu 28 listopada 2003 roku. Zgodnie z art. 28 ust. 3 punkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych płatności należy dokonywać w terminie wynikających z wcześniejszych zaciągniętych zobowiązań.
Na powyższej fakturze widnieje opis bez podpisu osoby, która go wykonała. Ponadto widnieją następujące pieczecie"sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym","zatwierdzono wydatek na sumę..","wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym..". Na pieczątce widnieją podpisy pracowników Wydziału Finansów i E. Paździor. Nie dokonano sprawdzenia pod względem merytorycznym.
Wydatek był uwzględniony w planie finansowym w rozdziale 8010 dziale 801 i w §4270.
- W dniu 19 sierpnia 2003 roku zleceniem nr 3/2003 Dyrektor Szkoły zleciła Firmie Handlowo Usługowej ABEX – INSTAL Andrzej Burliga z Wołowa wykonanie prac remontowych wymienników ciepłej wody w budynku szkoły oraz przygotowania schematu połączenia zbiorników – podgrzewaczy wody i dokumentacji rejestracyjnej, a także przedłożenie jej w Urzędzie Dozoru Technicznego.
Termin wykonania zakreślono na dzień 27 sierpnia 2003 roku. Za wykonanie zlecenia zamawiający zapłacić był powinien maksymalnie kwotę 8560 zł brutto. W dniu 29 września 2003 roku E. Paździor i Irena Lorkiewicz odebrały roboty w zakresie montażu zbiorników wodnych o pojemności 400 litrów 2 sztuk z podaną ofertą. Nie wniesiono uwag, co do jakości wykonanych robót ani terminowości. Ponadto zawarto klauzulę iż,"Zamówienie w trybie z wolnej ręki – wartość zamówienia nie przekracza 3000 ECU art. 71 ust. 1 pkt. 7 ustawy o zamówieniach publicznych".
Wskazać należy, iż z dniem 01.01.1999r. na podstawie art. 30 ustawy z dnia 18 grudnia 1998r. Prawo dewizowe /Dz.U.98 nr 160 poz.1063/ jednostki rozliczeniowe były ECU zastąpiono EURO.
W tym samym dniu wykonawca wystawił fakturę nr 47/2003 (dowód księgowy nr 870/03).
W treści faktury widnieje stwierdzenie"materiały instalacyjne + robocizna zgodnie z PKOB-12-63 z ofertą szt. 1". Wartość usługi wyniosła 11 021, 00 brutto. W dokumentach dołączonych jako dokumenty źródłowe do przedmiotowego wydatku Jest Kosztorys ofertowy gdzie widnieje dopisek ostateczna cena brutto 8560 zł. oraz kosztorys powykonawczy na roboty dodatkowe zawierający dopisek po upustach brutto 2461 zł. Na żadnym z tych dokumentów nie widnieje podpis inwestora jako zatwierdzającego.
Na powyższej fakturze widnieje opis bez podpisu osoby, która go wykonała. W opisie wskazano, iż wydatek zgodnie z kosztorysem ofertowym. Ponadto widnieją następujące pieczęcie"sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym","zatwierdzono wydatek na sumę..""Wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i całościowym..". Na pieczęciach widnieją podpisy pracowników Wydziału Finansów i E. Paździor . Nie dokonano sprawdzenia pod względem merytorycznym. Wydatek był uwzględniony w planie finansowym w rozdziale 8010 dziale 801 i w §4270.
Nie sprawdzono czy wydatku dokonano zgodnie z Zgodnie z art. 28 ust. 3 punkt 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych, z uwagi, iż kontrolowana jednostka mimo monitów nie dostarczyła dokumentu obrazującego terminowość wydatku.
Na tym protokół zakończono. Zawiera on 6 kolejno ponumerowanych stron.
Osoby kontrolowane nie wnoszą zastrzeżeń do treści protokołu.
Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach i po uprzednim odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Szkoły.
Zgodnie z §23 oraz §24 Regulaminu przeprowadzania kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów:
- Dyrektor Szkoły ma 3 dni na podpisanie protokołu.
- W razie odmowy podpisania protokołu przez Dyrektora, obowiązany jest on do złożenia pisemnych wyjaśnień określających przyczyny odmowy . Wyjaśnienia te należy złożyć kontrolującemu bądź Burmistrzowi w terminie 3 dni od daty przekazania protokołu kontroli do podpisania.
- Dyrektorowi Szkoły lub osobie posiadającej jego pisemne upoważnienie przysługuje prawo zastrzeżeń w sprawie stanu faktycznego i prawnego , ocen , uwag i wniosków zawartych w protokole kontroli . Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie Burmistrzowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Spis załączników:
Zał. Nr 1 - Faktura Nr 8/2003 z dnia 09.09.2003r. za wykonanie prac remontowo-budowlanych na kwotę 35.624,32 zł.
Zał. Nr 2 - Protokół odbioru robót z dnia 02.09.2003r.
Zał. Nr 3 - Umowa Nr 1/2003 z dnia 21 lipca 2003r.
Zał. Nr 4 - Kosztorys ofertowy
Zał. Nr 5 - Przelew z dnia 10.09.2003r.na kwotę 35.624,32 zł.
Zał. Nr 6 - Faktura VAT Nr 12/2003 z dnia 17.10.2003r. za wykonanie elewacji budynku szkoły na kwotę 11.524,68 zł.
Zał. Nr 7 - Zlecenie Nr 2/2003 z dnia 14.08.03
Zał. Nr 8 - Kosztorys
Zał. Nr 9 - Protokół odbioru robót z dnia 30.10.2003r.
Zał. Nr 10 - Wyciąg zestawienie przelewów bankowych Nr 107 z dnia 28.11.2003r.
Zał. Nr 11 - Faktura VAT Nr 47/2003 z dnia 29.09.2003r. za materiały instalacyjne na kwotę 11.021 zł.
Zał. Nr 12 - Zlecenie nr 3/2003 z dnia 19.08.2003r.
Zał. Nr 13 - Protokół odbioru robót z dnia 29.09.2003r.
Zał. Nr 14 - Kosztorys powykonawczy
Zał. Nr 15 - Kosztorys ofertowy
Zał. Nr 16 - Przelew z dnia 03.10.2003r. na kwotę 11.021 zł.
Wołów, dnia 14.05.2004r.
Podpis osób kontrolujących : Podpisy osób kontrolowanych:
1. ............................................... 1. ...........................................
2. ............................................... 2. ...........................................
