Wołów, dn.01.06.2004r.
Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek - Ratusz
Duplikat Protokołu z dnia 14.05.2004r.
z kontroli przestrzegania przez Szkołę Podstawową w Lubiążu zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r., pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, terminowości i skuteczności.
Kontrolę przeprowadzono w dniach od 02.03.2004r. do 07.04.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r.do 31.12.2003r.
Kontrolę przeprowadził:
- Tomasz Malarz - Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie,działający na podstawie art.28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
- Bogusława Nicpoń.
1.
Charakterystyka kontrolowanej jednostki:
W dniu 17.05.2004r. dokonano sprostowania błędnie scharakteryzowania jednostki.
Poprawny opis winien brzmieć następująco:
"Szkoła Podstawowa w Lubiążu działa na podstawie uchwały nr VII / 85 / 1999 Rady Miejskiej w Wołowie z dnia 15 marca 1999 roku w sprawie przekształcenia Szkoły Podstawowej im. Jana Pawła II w Lubiążu, na podstawie art.5 ust. 2 pkt 1 art 58 ust. 1,2i 6 w związku z art. 59 ust.6 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty /Dz. U. z 1996r. nr 67 poz. 329, z późniejszymi zmianami, art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 8 stycznia 1999 roku przepisy wprowadzające reformę ustroju szkolnego / Dz. U. 12 poz.96/ oraz art. 18 ust. 2 pkt. 9 lit. h ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym /Dz. U. z 1996r. nr 13, poz.74 z późniejszymi zmianami/ "
Szkoła mieści się w budynku przy ul. Wojska Polskiego 3A w Lubiążu.
Szkoła jest jednostką budżetową Gminy Wołów.
Szkoła nie posiada osobowości prawnej, rozlicza się z budżetem Gminy za pośrednictwem Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie.
Do kompetencji dyrektora szkoły należy dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym szkół wraz z ponoszeniem odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie, a także organizowanie administracyjnej, finansowej i gospodarczej obsługi szkoły.
Dyrektorem kontrolowanej szkoły jest Pan mgr Edward Andruszków.
Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Józefa Buchbach.
Osobą prowadzącą księgowość szkoły jest Pani Irena Bronisławska podinspektor.
Księgowość szkoły prowadzona jest przez Wydział Finansowy UMiG w Wołowie na podstawie §16 punkt 28 Zarządzenia nr 60/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia30 kwietnia 2003 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Wołowie. Księgowość prowadzi wydzielona komórka Wydziału Finansów – Księgowość Oświaty.
W zakresie kontroli pobrano i poddano dokumentację finansowo - księgową za rok 2003.
Szkoła posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 988-00-51-631.
2.
Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Nie przedstawiono odrębnej instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej jednostki budżetowej oświaty, jaką jest Szkoła Podstawowa w Lubiążu. Nie przekazano listy upoważnionych osób do podpisu i odbioru dokumentów finansowo – księgowych.
Obowiązujące Zarządzenie nr 2 /2002 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości z dnia 27 marca 2002 roku wydane na podstawie art. 28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) reguluje procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w zgodności z planem finansowym, zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, sposób wykorzystania wyników tychże kontroli. Powyższe zarządzenie nie reguluje, wprost, iż jest obowiązujące dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy.
Ponadto w treści załącznika nr 1 do zarządzenia "Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości" wymieniono jako oceniającego celowość wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dokonującego wstępną ocenę celowość wydatków administracyj o – rzeczowych jednostki - Sekretarza Gminy. Z tego można wnioskować, iż powyższe zarządzenie dotyczy dokonywania wydatków Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Art. 35 a ust. 3 cyt. ustawy wskazuje, iż procedury kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków są ustalone w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
Biorąc powyższe pod uwagę, mimo, iż pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za księgowość jednostek oświaty są pracownikami Wydziału Finansowego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, nie należy stosować zapisów powyższej instrukcji do prowadzonej księgowości przez te jednostki. Zważyć również należy, iż na liście osób, które zostały zapoznane z zarządzeniem jest tylko jedno nazwisko osoby pracującej w komórce księgowości oświaty – Pani Teresy Rudnik. Nadto osoba pełniąca obowiązki Głównego Księgowego Jednostek Oświaty oświadczyła, iż stosują się w swojej pracy wytyczne ustne i przepisy prawa wprowadzone przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświaty. Jednakże takich przepisów nie okazano.
Ustalono również, iż istnieje "Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w UMiG w Wołowie z 1998 roku. Jak wskazuje powyższa instrukcja dotyczy ona tylko jednej jednostki - Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Jako kierownik jednostki oznaczony jest tam burmistrz Miasta i Gminy Wołów.
Powyższą sytuację można zreasumować następująco: pracownicy Wydziału Finansów winni wykonywać czynności usługowe dla jednostek oświaty w zakresie księgowości na podstawie przepisów ogólnych m.in. ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. Jednakże z oświadczenia Pani Józefy Buchbach wynika, iż pracownicy jej komórki prowadząc księgowość jednostek oświatowych opierają się na przepisach i wytycznych, wprowadzonych przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświatowych. Nie sprecyzowała, o jakie konkretnie przepisy i wytyczne ustne mają zastosowanie.
Na podstawie §5 ust. 1 litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej.
Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe :
1. F - ra VAT Nr 41/2002 z dnia 03.12.2002r. na kwotę 2.900,18
2. F - ra VAT Nr 17/03 z dnia 18.08.2003r. na kwotę 1.612,15
3. F - ra VAT Nr P/406/03 z dnia 03.12.2003r. na kwotę 7.443,90
4. F - ra VAT Nr FV01030 z dnia 09.12.2003r. na kwotę 2.746,18
5. F - ra VAT Nr 1/2003 z dnia 03.01.2003r. na kwotę 3.103,00
6. F - ra VAT Nr P/75/03/ z dnia 03.07.2003r. na kwotę 5.085,00
7. F - ra VAT Nr 2/2003 z dnia 09.01.2003r. na kwotę 623,81
8. F - ra VAT Nr 1/2003 z dnia 28.10.2003r. na kwotę 2.202,67
9. F - ra VAT Nr 39/01/03 z dnia 16.01.2003r. na kwotę 10.830,16
10. F - ra VAT Nr 26/10/03 z dnia 17.10.2003r. na kwotę 11.954,04
11. F - ra VAT Nr 51/03/03 z dnia 25.03.2003r. na kwotę 4.712,07
Razem: 53.213,16
Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną kwotę 53.213,16 Brutto.
Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r. przez Szkołę Podstawową w Lubiążu.
W czasie kontroli ustalono, co następuje:
- Zamówieniem Nr 7/03 w dniu 01.12.2003 roku Dyrektor Szkoły w Lubiążu zamówił wykładzinę PCV Magma w ilości 162 mkw, ustalono cene 6 667,92 zł. brutto, oraz wykładzinę PCV Sofft w ilości 27 mkw, ustalono cenę 775,98 zł. brutto.
Firma M. Grycz B. Grycz sc z Wołowa w dniu 03.12.2003 roku wystawiła fakturę VAT nr P/406/03/Woł. Na kwotę 7 443,90 zł. Brutto. Faktura jest opisana. Widnieją na niej następujące pieczęcie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" - komplet podpisów, "sprawdzono pod względem merytorycznym" - komplet podpisów, " zatwierdzono na sumę
