Wołów, dn. 14.05.2004r.
Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek - Ratusz
Protokół
z kontroli przestrzegania przez Szkołę Podstawową w Warzęgowie zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r. pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, terminowości i skuteczności.
Kontrolę przeprowadzono w dniach od 02.03.2004r. do 07.04.2004r. Kontrolę objęto okres od 01.01.2003r. do 31.12.2003r.
Kontrolę przeprowadził:
- Tomasz Malarz - Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, działający na podstawie art.28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i Regulaminu kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
- Bogusława Nicpoń.
1.
Charaktery styka kontrolowanej jednostki:
Szkoła Podstawowa w Warzęgowie działa na podstawie ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty /tekst jednolity Dz.U. z 1996r. Nr 67, poz.329 z późniejszymi
zmianami/, ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie terytorialnym/tekst jednolity Dz. U. z 1996r. Nr 13, póz.74 z późniejszymi zmianami/. Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 15 lutego 1999r. w sprawie ramowego statutu szkół publicznych dla dzieci i młodzieży /Dz. U. Nr 14, póz. 131/.
Szkoła jest jednostką budżetową Gminy Wołów.
Szkoła nie posiada osobowości prawnej, rozlicza się z budżetem gminy za pośrednictwem Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie.
Do kompetencji dyrektora szkoły należy dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym szkoły wraz z ponoszeniem odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie, a także organizowanie administracyjnej, finansowej i gospodarczej obsługi szkoły.
Dyrektorem kontrolowanej szkoły jest Pani mgr Halina Nowak
Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Józefa Buchbach
Osobą prowadzącą księgowość szkoły jest Pani Joanna Trymbulak mł. referent.
W zakresie kontroli pobrano i poddano analizie dokumentację finansowo - ksiegową za rok 2003.
Szkoła podstawowa w Warzęgowie posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 988 - 00 - 20 - 240.
Księgowość szkoły prowadzona jest przez Wydział Finansowy UMiG w Wołowie na podstawie §16 punkt 28 Zarządzenia nr 60/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia 30 kwietnia 2003 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Wołowie Księgowość prowadzi wydzielona komórka Wydziału Finansów - Księgowość oświaty.
2.
Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Nie przedstawiono odrębnej instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo - księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej jednostki budżetowej oświaty, jaką jest Szkoła Podstawowa w Warzęgowie. Nie przekazano listy upoważnionych osób do odbioru i podpisu dokumentów finansowo - księgowych.
Obowiązujące Zarządzenie nr 2 72002 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości z dnia 27 marca 2002 roku wydane na podstawie art. 28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 póz. 1014 z późn. zm.) reguluje procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w zgodności z planem finansowym, zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, sposób wykorzystania wyników tychże kontroli. Powyższe zarządzenie nie reguluje, wprost, iż jest obowiązujące dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy.
Ponadto w treści załącznika nr l do zarządzenia "Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości "wymieniono jako oceniającego celowość wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dokonującego wstępną ocenę celowość wydatków administracyj o - rzeczowych jednostki - Sekretarza Gminy. Z tego można wnioskować, iż powyższe zarządzenie dotyczy wyłącznie dokonywania wydatków Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Art. 35 a ust. 3 cyt. ustawy wskazuje, iż procedury kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków są ustalone w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
Biorąc powyższe pod uwagę, mimo, iż pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za księgowość jednostek oświaty są pracownikami Wydziału Finansowego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, nie należy stosować zapisów powyższej instrukcji do prowadzonej księgowości przez te jednostki. Zważyć również należy, iż na liście osób, które zostały zapoznane z zarządzeniem jest tylko jedno nazwisko osoby pracującej w komórce księgowości oświaty - Pani Teresy Rudnik. Nadto osoba pełniąca obowiązki Głównego Księgowego Jednostek Oświaty oświadczyła, stosują się w swojej pracy wytyczne ustne i przepisy prawa wprowadzone przez poprzedniego głównego księg owego jednostek oświaty. Jednakże takich przepisów nie okazano.
Ustalono również, iż istnieje "Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w UMiG w Wołowie z 1998 roku. Jak wskazuje powyższa instrukcja dotyczy ona tylko jednej jednostki - Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Jako kierownik jednostki oznaczony jest tam burmistrz Miasta i Gminy Wołów. Powyższą sytuację można zreasumować następująco: pracownicy Wydziału Finansów winni wykonywać czynności usługowe dla jednostek oświaty w zakresie księgowości na podstawie przepisów ogólnych m in. ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw.
Jednakże z oświadczenia Pani Józefy Buchbach wynika, iż pracownicy jej komórki prowadząc księgowość jednostek oświatowych opierają się na przepisach i wytycznych ustnych wprowadzonych przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświatowych. Nie sprecyzowała, o jakie konkretnie przepisy i wytyczne ustne mają zastosowanie. Ponadto kontrolujący nie miał możliwości w jakikolwiek inny sposób z nimi się zapoznać.
Na podstawie §5 ust. l litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej.
Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe:
1. F - ra VAT Nr 08/07/03 z dnia 25.07.2003r. na kwotę 5.350, 00
2. F - ra VATNrFV00466 z dnia 09.09.2003r. na kwotę 2.550, 70
3.F - ra VATNrFV00430 z dnia 29.08.2003r. na kwotę 27.888, 48
Razem: 35.789, 18
Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną kwotę 35.789, 18 Brutto.
Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r. przez Szkołę Podstawową Warzęgowie.
W czasie kontroli ustalono, co nastąpiło:
- W dniu 14 lipca 2003 roku Dyrektor Szkoły zleciła dla firmy TECZKOM z Wołowa
wykonanie osuszenia i zabezpieczenia przeciwwilgociowego ściany budynku szkoły w
Warzęgowie. W zleceniu ustalono termin wykonania robót do dnia 30 lipca 2003 roku, oraz koszt robót na kwotę 5 350 zł. W dniu 23 lipca 2003 roku dokonano odbioru robót. Prace odebrano bez zastrzeżeń. Ze strony zamawiającego roboty odebrali: H. Nowak - Dyrektor Szkoły, K. Moskal - Przedstawiciel Szkoły.
W dniu 25.07.2003r. firma Zakład Usług Technicznych Budownictwa Komunalnego i Ogólnego "TECZKOM "Krzysztof Tomczak z Wołowa wystawił fakturę VAT nr 08/07/03 na kwotę 5 350 zł. brutto. Treść faktury wykonanie osuszenia i zabezpieczenia przeciwwilgociowego ściany budynku szkoły zgodnie ze zleceniem z dnia 14.07.2003r. Faktura została opisana. Widnieją na niej następujące pieczęcie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym "- komplet podpisów, "wydatek jest zgodny pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym, zakup nie podlega ustawie o zamówieniach publicznych na podstawie art.6, art.1, p.4a ustawy ", "zgodnie z art.6 ust. l pkt.7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 roku o zamówieniach publicznych /Dz. U. z 1998r. Nr 119 z późn. zmianami/ "zatwierdzono na sumę .... "- komplet podpisów. Płatności dokonano w terminie.
Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 801, rozdział 80101 §4270.
- W dniu 24 lipca 2003 roku Dyrektor Szkoły w Warzęgowie powołała komisję w składzie Krystyna Mikołajczyk, Katarzyna Nowak, Magdalena Wojtas, Roman Kuśnierz, celem przeprowadzenia przetargu nieograniczonego na wymianę stolarki okiennej.
Wpłynęły trzy oferty. Kryterium przetargu 100% cena. Wygrała firma OKNO - PLAST z Wołowa z ofertą na kwotę 27 888, 48 zł. brutto. 24 Lipca 2003 roku zawarto umowę z OKNO - PLAST na wymianę stolarki okiennej. Termin zakończenia robót ustalono na 28 dni od dnia podpisania umowy. Ustalono również wynagrodzenie za wykonanie robót na kwotę 26 064 zł. Umowę podpisała ze strony zamawiającego Dyrektor Szkoły Pani Halina Nowak wraz z Skarbnikiem Gminy i Sekretarzem Gminy. Na umowie widnieje też akcept Radcy Prawnego.
W dniu 27 sierpnia 2003 roku dokonano odbioru ostatecznego robót. Nie stwierdzono usterek Odbioru dokonali H. Nowak, A. Świerzbiński, E. Cupiał. 29 sierpnia firma OKNO - PLAST z Wołowa, wystawiła fakturę VAT NR FY00430, za wykonanie stolarki okiennej PCV, oraz montaż. Faktura opiewa na kwotę 27 888, 48 zł. brutto. Faktura jest opisana. Ponadto widnieją na niej następujące pieczęcie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym "- komplet podpisów, "wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym. Zgodnie a art. 6 ust. l pkt.7 Ustawy z dnia 10 czerwca 1994 o zamówieniach publicznych /Dz. U. z 1998r. Nr 119 z późn. zmianami/ do zakupów nie stosuje się zapisów ustawy ", "zatwierdzono na sumę.... "- komplet podpisów. Na pieczątce "zatwierdzono na sumę "dokonano skreślenia.
Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości art.22pkt. 1 mówi "Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające, co najmniej dane określone w art.21, oraz wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek ". Płatność została dokonana 16 dni po terminie.
Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 801, rozdział 80101, §4270.
- W dniu 29 lipca 2003 roku Dyrektor Szkoły Pani Halina Nowak, zleciła dla firmy OKNO - PLAST z Wołowa wykonanie dwóch okien w budynku szkoły, na cenę umowną 2 550 zł. Zakres prac obejmuje: - demontaż okien, - montaż jednego parapetu zewnętrznego, - montaż okien wraz z obróbką. Ustalono termin wykonania prac na dzień 29 sierpnia 2003 roku. W dniu 09.09.2003 roku firma OKNO - PLAST z Wołowa, wystawiła fakturę VAT Nr FY00466, na kwotę 2 550, 70 zł. brutto.
Faktura jest nieopisana. Widnieją na niej następujące pieczecie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym "- komplet podpisów, "wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym, zakup nie podlega ustawie o zamówieniach publicznych na podstawie art.6 art. l p.4a ustawy. Zgodnie z art.6 ust. l pkt.7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 o zamówieniach publicznych /Dz. U. z 1998r. Nr 119 z późn. zmianami/do zakupów nie stosuje się zapisów ustawy, "zatwierdzono na sumę.... "- komplet podpisów. Płatności dokonano 12 dni po terminie.
Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 801, rozdział 80101, §4270.
Na tym protokół zakończono. Zawiera on 5 kolejno ponumerowanych stron. Osoby kontrolowane nie wnoszą zastrzeżeń do treści protokołu.
Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach i po uprzednim odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Szkoły.
Zgodnie z §23 oraz §24 Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy
w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów:
- Dyrektor Szkoły ma 3 dni na podpisanie protokołu.
- W razie odmowy podpisania protokołu przez Dyrektora, obowiązany jest on do złożenia pisemnych wyjaśnień określających przyczyny odmowy. Wyjaśnienia te należy złożyć kontrolującemu bądź Burmistrzowi w terminie 3 dni od daty przekazania protokołu kontroli do podpisania.
- Dyrektorowi Szkoły lub osobie posiadającej jego pisemne upoważnienie przysługuje prawo zastrzeżeń w sprawie stanu faktycznego i prawnego, ocen, uwag i wniosków zawartych w protokole kontroli. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie Burmistrzowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Spis załączników - kopie:
Zał.Nr l - Przelew z dnia 28.09.2003r. na kwotę 30.439, 18 zł. za faktury VAT Nr FY00430, NrFV00466.
Zał.Nr 2 - Przelew z dnia 29.07.2003r. na kwotę 5.350 zł. za fakturę VAT Nr 08/07/03.
Zał.Nr 3 - Faktura VAT Nr 08/07/03 za osuszenie i zabezpieczenie budynku na kwotę 5.350zł
Zał.Nr 4 - Protokół odbioru robót z dnia 23.07.2003r.
Zał.Nr 5 - Zlecenie na osuszenie i zabezpieczenie przeciwwilgociowego ściany budynku Szkoły na kwotę 5.350zł.
Zał.Nr 6 - Faktura VAT Nr FY00430 z dnia 29.08.2003r.za stolarkę i montaż okien PCV na kwotę 27.888, 48 zł.
Zał.Nr 7 - Faktura VAT Nr FY00466 z dnia 09.09.2003r. za okna PCV i montaż na kwotę 2.550, 70 zł.
Zał.Nr 8 - Umowa Nr 1/2003 na wymianę stolarki okiennej w SP w Warzęgowie.
Wołów, dni 14.05.2004
Podpis osób kontrolujących: Podpisy osób kontrolowanych:
1. ........................................ 1. ........................................
2. ........................................ 2. ........................................
