Wołów dn.14.05.2004r.
Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek - Ratusz
Protokół
z kontroli przestrzegania przez Przedszkole w Krzydlinie Małej zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r., pod względem legalności, gospodarności, rzetelności terminowości i skuteczności.
Kontrolę przeprowadzono w dniach od 02.03.2004r.do 07.04.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r. do 31.12.2003t.
Kontrolę przeprowadził:
- Tomasz Malarz - Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, działający na podstawie art.28 a ust.2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminu Wołów.
- Bogusława Nicpoń.
1.
Charakterystyka kontrolowanej jednostki:
Siedzibą Przedszkola jest budynek we wsi Krzydlina Mała Nr 18.
Przedszkole jest jednostką budżetową Gminy Wołów.
Organem prowadzącym przedszkole jest Gmina Wołów.
Przedszkole działa na podstawie art. 50 ust. 2 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (Dz.U. z 1996 Nr 67 poz.329 ze zmianami), rozporządzenie MEN z dnia 15 lutego 1999r. w sprawie ramowego statutu Publicznego Przedszkola (Dz.U. Nr 14 poz. 131 ze zmianami).
Do kompetencji dyrektora szkoły należy dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.
Dyrektorem kontrolowanego przedszkola jest Pani mgr Krystyna Dżumyk.
Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Józefa Buchbach.
Osobą prowadzącą księgowość w przedszkolu jest Pani Agnieszka Janusz mł.referent.
Księgowość szkoły prowadzona jest przez Wydział Finansowy UMiG w Wołowie na podstawie §16 punkt 28 Zarządzenia nr 60/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia30 kwietnia 2003 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Wołowie. Księgowość prowadzi wydzielona komórka Wydziału Finansów – Księgowość Oświaty.
W zakresie kontroli pobrano i poddano dokumentację finansowo - księgową za rok 2003.
Przedszkole posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 917-100-01-70.
2.
Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Nie przedstawiono odrębnej instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej jednostki budżetowej oświaty, jaką jest Przedszkole w Krzydlinie Małej. Nie przekazano listy upoważnionych osób do podpisu i odbioru dokumentów finansowo – księgowych.
Obowiązujące Zarządzenie nr 2 /2002 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości z dnia 27 marca 2002 roku wydane na podstawie art. 28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) reguluje procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w zgodności z planem finansowym, zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, sposób wykorzystania wyników tychże kontroli. Powyższe zarządzenie nie reguluje, wprost, iż jest obowiązujące dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy.
Ponadto w treści załącznika nr 1 do zarządzenia "Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości "wymieniono jako oceniającego celowość wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dokonującego wstępną ocenę celowość wydatków administracyjno – rzeczowych jednostki - Sekretarza Gminy. Z tego można wnioskować, iż powyższe zarządzenie dotyczy dokonywania wydatków Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Art. 35 a ust. 3 cyt. ustawy wskazuje, iż procedury kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków są ustalone w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
Biorąc powyższe pod uwagę, mimo, iż pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za księgowość jednostek oświaty są pracownikami Wydziału Finansowego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, nie należy stosować zapisów powyższej instrukcji do prowadzonej księgowości przez te jednostki. Zważyć również należy, iż na liście osób, które zostały zapoznane z zarządzeniem jest tylko jedno nazwisko osoby pracującej w komórce księgowości oświaty – Pani Teresy Rudnik. Nadto osoba pełniąca obowiązki Głównego Księgowego Jednostek Oświaty oświadczyła, iż stosują się w swojej pracy wytyczne ustne i przepisy prawa wprowadzone przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświaty. Jednakże takich przepisów nie okazano.
Ustalono również, iż istnieje "Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w UMiG w Wołowie z 1998 roku. Jak wskazuje powyższa instrukcja dotyczy ona tylko jednej jednostki - Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Jako kierownik jednostki oznaczony jest tam burmistrz Miasta i Gminy Wołów.
Powyższą sytuację można zreasumować następująco: pracownicy Wydziału Finansów
winni wykonywać czynności usługowe dla jednostek oświaty w zakresie księgowości na podstawie przepisów ogólnych m.in. ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. Jednakże z oświadczenia Pani Józefy Buchbach wynika, iż pracownicy jej komórki prowadząc księgowość jednostek oświatowych opierają się na przepisach i wytycznych, wprowadzonych przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświatowych. Nie sprecyzowała, o jakie konkretnie przepisy i wytyczne ustne mają zastosowanie. Ponadto kontrolujący nie miał możliwości w jakikolwiek inny sposób z nini się zapoznać.
Na podstawie §5 ust. 1 litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej.
Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe:
1. F - ra VAT Nr. 8/2003 z dnia 07.09.2003r. na kwotę 38.960, 32
2. F - ra VAT Nr 9/2003 z dnia 07.09.2003r. na kwotę 2.019, 09
Razem: 40.979, 41
Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną kwotę 40.979, 41 Brutto.
Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r. przez Przedszkole w Krzydlinie Małej.
W czasie kontroli ustalono, co następuje:
- W dniu 14 lipca 2003 roku Dyrektor Przedszkola Pani Krystyna Dżumy powołała komisję przetargową w składzie M. Dąbrowicz, K. Wargosz, A. Kostecka, celem wyłonienia wykonawcy prac elewacji budynku obiektu przedszkola w Krzydlinie Małej.
Wpłynęło dwie oferty . Kryterium oceny 100 % cena. Wybrano ofertę Firmy Usługi Ogólnobudowlane "Bicz - Bud "z Wołowa na kwotę 38 960, 32 zł. W dniu 17 lipca 2003roku podpisano umowę z wykonawcą na przedmiotowe zamówienie. Umowę podpisała dyrektor Przedszkola wraz z Skarbnikiem Gminy, Sekretarzem Gminy. Widnieje też akcept Radcy Prawnego. Umowę zawarto na cenę podaną w ofercie przetargowej. Wykonawca zobowiązuje się zakończyć roboty w terminie czterech tygodni od dnia podpisania umowy.
28 sierpnia 2003 roku dokonano końcowego odbioru robót. Roboty odebrano bez zastrzeżeń.
Odbioru dokonali K. Dżumy, A. Jasinowska - Czarny, A. Świerzbiński.
W dniu 07.09.2003 roku firma "BICZ - BUD "- Mirosław Bicz z Wołowa wystawił fakturę VAT nr 8/2003 na kwotę 38 960, 32 zł. Brutto. Treść faktury roboty tynkarskie.
Faktura została nieopisana. Widnieją na niej następujące pieczęcie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym " - komplet podpisów, Sprawdzono pod względem merytorycznym " - brak podpisu, "sprawdzono zgodność i prawidłowość z przepisami VAT i porawność w zakresie dyscypliny budżetowej " - komplet podpisów.
"zatwierdzono do wypłaty " - komplet podpisów. Płatność dokonano w terminie.
Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 854, rozdział 85404 §4270.
- W dniu 20 sierpnia 2003 roku, zamówieniem Nr 2/2003, Pani Dyrektor przedszkola Krystyna Dżumyk zleciła firmie "BICZ - BUD "Mirosław Bicz z Wołowa wykonanie następujących prac: demontaż balustrady balkonu przedszkola na piętrze, wykonanie balustrady z cegły klinkierowej wraz z zakupem niezbędnych materiałów.
W zamówieniu ustalono termin wykonania prac do 26 sierpnia 2003 roku, oraz wartośc za wykonanie prac na kwotę 2 020 zł. Brutto. W dniu 28 sierpnia 2003 roku dokonano końcowego odbioru robót. Roboty odebrano bez zastrzeżeń. Odbioru dokonali K. Dżumy, A. Jasinowska - Czarny, A. Świerzbiński. W dniu 7 września 2003 roku firama "BICZ - BUD" Mirosław Bicz z Wołowa, wystawił fakturę VAT nr 9/2003 na kwotę 2 019,09 zł. Brutto.
Treść faktury roboty budowlane remont balkonu. Faktura została nieopisana. Widnieja następujące pieczęcie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym " - komplet podpisów, "sprawdzono pod względem merytorycznym " -brak podpisu, "sprawdzono zgodność i prawidłowość z przepisami VAT i poprawność a zakresie dyscypliny budżetowej ", "zatwierdzono do wypłaty
