A A A

PRAWO LOKALNE > Działalność kontrolna i audyt > 2004 > Ośrodek Sportu i Rekreacji w Wołowie

Wołów, dn. 01.06.2004r.

Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek-Ratusz

Protokół

z kontroli przestrzegania przez Ośrodek Sportu i Rekreacji w Wołowie zasad gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości w 2003r.

Kontrolę przeprowadzono w dniach od 01.04.2004r. do 26.05.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r. do 31.12.2003r.

Kontrolę przeprowadził:

• Tomasz Malarz-Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, działający na podstawie art. 28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
• Bogusława Nicpoń.

1.

Charakterystyka kontrolowanej jednostki:

Uchwałą Nr XXXX / 379 / 1998 Rady Miejskiej w Wołowie z dnia 17 czerwca 1998r. utworzono jednostkę budżetową pod nazwą "Ośrodek Sportu i Rekreacji w Wołowie".

"Ośrodek" działa na podstawie Zarządzenia Nr 7/75 Naczelnika Miasta i Gminy Wołów z 1 lipca 1975r. w sprawie powołania Ośrodka. Przepisy o zakładach budżetowych i inne obowiązujące przepisy prawne stosuje się odpowiednio.

Ośrodek jest gminną jednostką organizacyjną działającą w formie zakładu budżetowego na podstawie rocznego planu finansowego i rzeczowego, zatwierdzonego przez Zarząd Miasta i Gminy.

Ośrodek Sportu i Rekreacji w Wołowie nie posiada osobowości prawnej i rozlicza się z budżetem Gminy za pośrednictwem Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie.

Prowadzi własną księgowość oraz dokonuje systematycznych analiz działalności dochodowej. Gospodaruje samodzielnie własnymi środkami i funduszami kierując się zasadami rachunku ekonomicznego i przepisami o rachunkowości i finansowaniu zakładów budżetowych.

Siedziba Ośrodka mieści się w Wołowie przy ul. Trzebnickiej 6.

Organem sprawującym nadzór nad działalnością Ośrodka jest Zarząd Miasta i Gminy.

Dyrektorem kontrolowanej jednostki jest Pan mgr Adam Drzewiński.

Dyrektor działa zgodnie z planem finansowym i rzeczowym zatwierdzonym przez Zarząd Miasta i Gminy.

Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Bożena Napiórkowska.

W zakresie kontroli pobrano i poddano analizie dokumentację finansowo-księgową za rok 2003.

Ośrodek Sportu i Rekreacji w Wołowie otrzymał statystyczny numer identyfikacyjny REGON 000331174, oraz numer identyfikacji podatkowej NIP 917-00-04-935.

2.

Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzenia wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

W czasie kontroli ustalono, iż Ośrodek stosuje instrukcję w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo-księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo-księgowej jednostki budżetowej. Nie widnieje na instrukcji data jej sporządzenia.

Dostarczona instrukcja obiegu dokumentów obowiązuje wszystkich pracowników we wszystkich komórkach organizacyjnych Ośrodka Sportu i Rekreacji w Wołowie. Instrukcja wprowadziła system kontroli określający rodzaje odpowiedzialności za prawidłowy obieg i sprawdzanie dokumentów księgowych. W § 7 pkt. 1 zastosowanych w OSiR procedurach kontroli określono, że cyt. "...wszelkie operacje gospodarcze powinny być zgodne z jej rzeczywistym przebiegiem...." Punkt 2 mówi cyt. "...sprawdzenie pod względem merytorycznym dowodów księgowych polega na ustaleniu prawidłowości danych, celowości , gospodarności i zgodności z przepisami operacji gospodarczych wyrażonych w dowodach, a także stwierdzenia, że dowody wystawione zostały przez właściwe jednostki.

Dokonanie sprawdzenia pod względem merytorycznym powinno być stwierdzone przez umieszczenie i podpisanie przez pracownika stwierdzającego klauzuli: "sprawdzono pod względem merytorycznym dnia... Podpis, należy do zakresu czynności właściwego organu fachowego i odpowiedzialnego a dany odcinek jednostki."Sprawdzenie pod względem formalnym i rachunkowym następuje po sprawdzeniu pod względem merytorycznym i należy do czynności księgowości Ośrodka. Sprawdzenie dowodów wewnętrznych nie może być potwierdzone tym samym pracownikiem, którzy sporządzili te dowody".

Zatwierdzenie dowodów do wypłaty należy do obowiązków dyrektora i głównego księgowego lub pracowników przez nich pisemnie upoważnionych. Powyższa instrukcja mówi o rzetelności dowodu księgowego, który polega na zgodności treści dowodu z dokonaną operacją gospodarczą. Skuteczny jest taki dowód, który umożliwia wszechstronną kontrolę".

Reasumując instrukcja określa zakres obowiązków dyrektora ośrodka i głównego księgowego oraz pracowników pisemnie upoważnionych. Do kontroli OSiR nie przedstawiono listy takich osób. Instrukcja nie zawiera też planu kont oraz klasyfikacji budżetowej. Ponadto instrukcja określa w dalszej części kwestie dotyczące dokumentów kadrowych i płacowych, inwentaryzację majątku, obieg dokumentów kasowych oraz opis kontroli wewnętrznej. Opis ten jest tylko powtórzeniem zakresu obowiązków poszczególnych pracowników, a nie pokazuje schematu i metod kontroli.

Instrukcja w wielu aspektach nie oddaje aktualnego stanu prawnego tego rodzaju działalności. W wielu punktach jest nieaktualna. Z kolei brakuje regulacji nakazanych przez ustawę o finansach publicznych Dz. U. Nr 121,poz.591 oraz ustawę o rachunkowości z dnia 29 września 1994r.

Na podstawie § 5 ust. 1 litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej. Zbadano przestrzeganie realizacji procedur kontroli.

Sprawdzono następujące dowody księgowe.

1. F-ra VAT Nr 27/09/03 z dnia 05.09.2003r. na kwotę 13.000,00
2. F-ra VAT Nr 116/2003 z dnia 05.06.2003r. na kwotę 3.500,00
3. F-ra VAT Nr 029/05/2003 z dnia 30.05.2003r. na kwotę 10.000,42
4. F-ra VAT Nr FV 0365/2003 z dnia 06.03.2003r. na kwotę 5.921,90
 
Razem: 32.422,32

Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną kwotę 32.422,32 Brutto.

Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r. przez Ośrodek Sportu i Rekreacji w Wołowie.

W czasie kontroli stwierdzono, co następuje:

1. W dniu 19 sierpnia 2003 roku Dyrektor OSiR, zlecił wykonanie firmie Usługi Ogólnobudowlane i Instalacyjne Wiesław Biliński z Wołowa, oświetlenia słupowego doświetlającego stadion. W zamówieniu brak jest wskazania terminu wykonania robót, oraz nie podano kosztów zleconej usługi.
   
   Protokół końcowy odbioru robót z dnia 04.09.2003 roku, stwierdza odebranie prac bez zastrzeżeń. Roboty odbierali Adam Drzewiński – dyrektor, oraz Wiesław Biliński- wykonawca.
   
   Firma Usługi Ogólnobudowlane i Instalacyjne Wiesław Biliński z Wołowa w dniu 05.09.2003 roku wystawiła fakturę VAT Nr 27/09/03, na kwotę 13 000 zł. brutto. Treść faktury "wykonanie oświetlenia słupowego doświetlającego stadion". Faktura została opisana. Widnieją na niej następujące pieczęcie – Sprawdzono pod względem merytorycznym"- komplet podpisów, "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym"- komplet podpisów, "zatwierdzono do wypłaty.."- komplet podpisów, "dostawa zrealizowana w trybie zapytania o cenę zgodnie z art.67,68 ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10.06.1994r...", " zapłacono przelewem 30.09.2003r.- 12 000 zł, oraz 04.11.2003r. – 1 000 zł. Na fakturze nie wskazano terminu płatności.
   
2. Skontrolowano dowód księgowy nr 71-2/VI/2003 - fakturę VAT Nr 116/2003, z dnia 05.06.2003r.
   
   Faktura dotyczyła zakupu sprzętu komputerowego w firmie "KOMFOX Komputery Piotr Lis" i opiewała na kwotę 3 500 zł. brutto. Na fakturze widnieje opis – "zakupiono do biura". Widnieją na niej następujące pieczęcie- "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym"- komplet podpisów, "sprawdzono pod względem merytorycznym"- komplet podpisów, "dostawa zrealizowana zgodnie z art.67 , 68 . Ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10.06.1994r." , "zatwierdzono do wypłaty..."- komplet podpisów. Płatności dokonano w terminie. Do przedmiotowego wydatku Ośrodek nie sporządził stosownego zamówienia.
   
3. W dniu 19 maja 2003 roku, Dyrektor OSiR podpisał umowę z firmą "PERFECT-SPORT" Modernizacja Obiektów Sportowych, Tadeusz Diakonowicz z Warszawy, na wykonanie plastikowych siedzisk stadionowych model NOVANTA/1 w łącznej ilości 200 szt. Firma ta została wyłoniona w wyniku zapytania o cenę, wpłynęły trzy oferty, z których przedmiotowa była najtańsza. Ustalono łączną wartość przedmiotu umowy na 8 778,28 zł. Brutto – (41,02 zł plus VAT za jedno siedzisko). Zlecono również wykonanie stalowej konstrukcji wsporczej pod siedziska za stadionie. Wartość tej usługi ustalono na kwotę 1 220 zł. brutto. Termin wykonania robót wskazano na dzień 20 czerwca 2003 roku.
   
   Ze strony zamawiającego umowę podpisał Dyrektor Ośrodka Sportu i Rekreacji w Wołowie Pan Adam Drzewiński.
   
   W dniu 30.05 . 2003 roku dokonano odbioru robót pod nazwą modernizacja siedzisk na części zadaszonej na stadionie sportowym. Odebrano 208 siedzisk (Dodatkowe 8 siedzisk zastało zakupionych w dniu 30.05.2003 roku – f-ra VAT 035/05/2003 ) . Odbioru ze strony OSiR dokonali A. Drzewiński, S. Sankowski, oraz przedstawiciel UMiG A. Gerbera. Roboty odebrano bez zastrzeżeń.
   
   Firma "PERFECT-SPORT" Modernizacja Obiektów Sportowych Tadeusz Diakonowicz Z Warszawy, wystawił fakturę VAT NR 029/05/2003, na kwotę 10 000,42 zł. Butto (41,03 zł netto za siedzisko). Treść faktury "wyroby z tworzyw sztucznych montowanych na stałe dla budownictwa Novanta 1, oraz montaż konstrukcji stalowej do istniejących konstrukcji".
   
   Faktura jest opisana w sposób następujący – "modernizacja trybun na stadionie". Widnieją na niej następujące pieczęcie- "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym"- komplet podpisów, " sprawdzono pod względem merytorycznym"- komplet podpisów, "dostawa zrealizowana zgodnie z art.6 ust. 1 pkt. 1.
   
   Ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10.06.1994r.- komplet podpisów, "zatwierdzono do wypłaty..."- komplet podpisów. Płatności dokonano 5 dni po terminie.
   
4. W dniu 4.03.2003 roku Dyrektor OSiR zamówił w firmie Hurtownia Sprzętu Sportowego Powerman Sport z Wrocławia, wykonanie tablicy świetlnej, delce podłogowe, Siatka HUCK z antenami, oraz słupki z osłonami. W zamówieniu nie podano terminu wykonania robót, oraz nie ustalono kosztów wykonania robót.
   
   Firma Powerman Sport Rusinek Janusz z Wrocławia, w dniu 06.03.2003r., wystawiła fakturę VAT Nr FV 0365/2003, na kwotę 5 921,90 zł. brutto. Treść faktury HUCK siatka DWI czarna z antenkami, pokrywa podłogowa słupa, tablica wyników, słupki uniwersalne Alu BB 2x osł + tuleja.
   
   Faktura jest opisana w sposób następujący – "wyposażenie sali sportowej – książka sprzętu sportowego". Ponadto widnieją na niej następujące pieczęcie- "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym"- komplet podpisów, " sprawdzono pod względem merytorycznym"- komplet podpisów, " dostawa zrealizowana zgodnie z art.6 ust.1 pkt.1 ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10.06.1994r". Płatność dokonano po terminie: 18.04.2003r.- kwotę 3 000 zł., 16.05.2003r.- kwotę 1 000 zł., 15.07.2003r.- kwotę 921,90, 04.08.2003r.- kwotę 1 000 zł.

Na tym protokół zakończono. Zawiera on 5 kolejno ponumerowanych stron.

Osoby kontrolowane nie wnoszą zastrzeżeń do treści protokołu.

Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach i po uprzednim odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Szkoły.

Zgodnie z §23 oraz §24 Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy W Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów:

• Dyrektor Ośrodka ma 3 dni na podpisanie protokołu.
• w razie odmowy podpisania protokołu przez Dyrektora, obowiązany jest on do złożenia pisemnych wyjaśnień określających przyczyny odmowy. Wyjaśnienia te należy złożyć kontrolującemu bądź Burmistrzowi w terminie 3 dni od daty przekazania protokołu kontroli do podpisania.
• Dyrektorowi Ośrodka lub osobie posiadającej jego pisemne upoważnienie przysługuje prawo zastrzeżeń w sprawie stanu faktycznego i prawnego, ocen, uwag i wniosków zawartych w protokole kontroli. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie Burmistrzowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.

Spis załączników:

Zał. Nr 1 - Faktura VAT nr 27/09/03, z dnia 05.09.2003r.,na kwotę 13 000 zł.
Zał. Nr 2 - Protokół z dnia 04.09.2003r. Protokół z dnia 04.09.2003r.
Zał. Nr 3 - Zamówienie z dnia 19.08.2003r. na wykonanie oświetlenia słupowego.
Zał. Nr 4 - Faktura VAT NR 116/2003., z dnia 05.06.2003r. na kwotę 3 500 zł.
Zał. Nr 5 - Faktura VAT Nr 029/2003., z dnia 30.05.2003r., na kwotę 10 000,42 zł.
Zał. Nr 6 - Umowa z dnia 19.05.2003r.
Zał. Nr 7 - Protokół z dnia 30.05.2003r.
Zał. Nr 8 - Faktura VAT Nr FV 0365/2003 z dnia 06.03.2003r.
Zał. Nr 9 - Zamówienie z dnia 4.03.2003r., na wykonanie siatki, słupków, tablicy.

Wołów, dnia .................................

Podpis osób kontrolujących : Podpisy osób kontrolowanych:

1. ................................................ 1. .................................................

2. ................................................ 2. .................................................