A A A

PRAWO LOKALNE > Działalność kontrolna i audyt > 2004 > Zespół Szkół Publicznych w Wołowie

Wołów, dn.14.05.2004r.

Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek-Ratusz

Protokół

z kontroli przestrzegania przez Zespół Szkół Publicznych w Wołowie Nr 1, zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r., pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, terminowości i skuteczności.

Kontrolę przeprowadzono w dniach od 02.03.2004r. do 07.04.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r. do 31.12.2003r.

Kontrolę przeprowadził:

• Tomasz Malarz-Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie,działający na podstawie art.28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i Regulaminu kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
• Bogusława Nicpoń.

1.

Charakterystyka kontrolowanej jednostki:

Zespól Szkół Publicznych działa na podstawie uchwały Nr V /43/03 Rady Miejskiej w Wołowie z dnia 30 stycznia 2003r., art.5 ust.2 pkt. 1,2 i 6 ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty /Dz.U. z 1996r. Nr 67,poz.329 z późniejszymi zmianami/ oraz art.18 ust.2,pkt.9 lit.h ustawy z dnia 8 marca 1990r.o samorządzie gminnym/t.j.Dz.U.z 2001r. Nr 142,poz.1591 z póż.Zmianami/.

Szkoła jest jednostką budżetową Gminy Wołów.

Szkoła nie posiada osobowości prawnej, rozlicza się z budżetem Gminy za pośrednictwem Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie.

Do kompetencji dyrektora szkoły należy dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym gimnazjum i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.

Dyrektorem kontrolowanej szkoły jest Pani mgr Teresa Maślanka.

Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Józefa Buchbach.

Osobą prowadzącą księgowość szkoły jest Pani Joanna Trymbulak - mł.referent.
Księgowość szkoły prowadzona jest przez Wydział Finansowy UMiG w Wołowie na  podstawie § 16 punkt 28 Zarządzenia nr 60/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia30 kwietnia 2003 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Wołowie. Księgowość prowadzi wydzielona komórka Wydziału Finansów – Księgowość Oświaty.

W zakresie kontroli pobrano i poddano dokumentację finansowo-księgową za rok 2003.

Zespół Szkół Publicznych w Wołowie posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 988-02-12-666

2.

Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.

Nie przedstawiono odrębnej instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej jednostki budżetowej oświaty, jaką jest Zespół Szkół Publicznych Nr 1 w Wołowie. Nie przekazano listy upoważnionych osób do podpisu i odbioru dokumentów finansowo – księgowych.

Obowiązujące Zarządzenie nr 2 /2002 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości z dnia 27 marca 2002 roku wydane na podstawie art. 28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) reguluje procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w zgodności z planem finansowym, zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, sposób wykorzystania wyników tychże kontroli. Powyższe zarządzenie nie reguluje, wprost, iż jest obowiązujące dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy.

Ponadto w treści załącznika nr 1 do zarządzenia "Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości" wymieniono jako oceniającego celowość wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dokonującego wstępną ocenę celowość wydatków administracyjno – rzeczowych jednostki - Sekretarza Gminy. Z tego można wnioskować, iż powyższe zarządzenie dotyczy dokonywania wydatków Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Art. 35 a ust. 3 cyt. ustawy wskazuje, iż procedury kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków są ustalone w formie pisemnej przez kierownika jednostki.

Biorąc powyższe pod uwagę, mimo, iż pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za księgowość jednostek oświaty są pracownikami Wydziału Finansowego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, nie należy stosować zapisów powyższej instrukcji do prowadzonej księgowości przez te jednostki. Zważyć również należy, iż na liście osób, które zostały zapoznane z zarządzeniem jest tylko jedno nazwisko osoby pracującej w komórce księgowości oświaty – Pani Teresy Rudnik. nadto osoba pełniąca obowiązki Głównego Księgowego Jednostek Oświaty oświadczyła, iż stosują się w swojej pracy wytyczne ustne i przepisy prawa wprowadzone przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświaty. Jednakże takich przepisów nie okazano.

Ustalono również, iż istnieje "Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w UMiG w Wołowie z 1998 roku. Jak wskazuje powyższa instrukcja dotyczy ona tylko jednej jednostki - Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Jako kierownik jednostki oznaczony jest tam burmistrz Miasta i Gminy Wołów.

Powyższą sytuację można zreasumować następująco: pracownicy Wydziału Finansów winni wykonywać czynności usługowe dla jednostek oświaty w zakresie księgowości na podstawie przepisów ogólnych m.in. ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. Jednakże z oświadczenia Pani Józefy Buchbach wynika, iż pracownicy jej komórki prowadząc księgowość jednostek oświatowych opierają się na przepisach i wytycznych, wprowadzonych przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświatowych. Nie sprecyzowała, o jakie konkretnie przepisy i wytyczne ustne mają zastosowanie. Ponadto kontrolujący nie miał możliwości w jakikolwiek inny sposób z nini się zapoznać.

Na podstawie § 5 ust. 1 litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej.

Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe:

1. F-ra VAT Nr 36/01/03 z dnia 15.01.2003r. na kwotę 11.039,16
2. F-ra VAT Nr 11/03 z dnia 27.08.2003r. na kwotę 8.118,09
3. F-ra VAT Nr 15/03 z dnia 09.09.2003r. na kwotę 5.387,45
4. F-ra VAT Nr 14/03 z dnia 05.09.2003r. na kwotę 38.877,73
5. F-ra VAT Nr OG/39/08 z dnia 26.08.2003r. na kwotę 3.206,65
6. F-ra VAT Nr 01/48/08 z dnia 31.08.2003r. na kwotę 2.349,66
7. F-ra VAT Nr 12/2003 z dnia 18.11.2003r. na kwotę 6.082,62
8. F-ra VAT Nr 1/09/2003 z dnia 02.09.2003r. na kwotę 2.790,53

Razem: 77.851,89

Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną sumę 77.851,89 brutto.

Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r. przez Publiczną Szkołę podstawową Nr1 w Wołowie.

 W czasie kontroli ustalono, co następuje:

1. Skontrolowano dowód księgowy nr 78/0 - fakturę VAT nr 36/01/03 z dnia 15.01.2003r. dotyczącą zakupu węgla, na kwotę 11 039,16 zł. brutto.
   
   Na fakturze brak jest podpisu osoby upoważnionej do odbioru faktury. Faktura została opisana. Ponadto widnieją następujące pieczęcie - " sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" - komplet podpisów, "wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym, zakup nie podlega ustawie o zamówieniach publicznych na podstawie art.6, art.1 p.4a ustawy", "Zatwierdzono na sumę......." - komplet podpisów. Brak jest zamówienia dotyczącego przedmiotowej usługi, oraz zapytania o cenę.
   
   Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 801, rozdział 80101 § 4210.
   
   
2. Zespół Szkół Publicznych zawarł umowę w dniu 03.07.2003 roku, z Panem Zdzisławem Sobierajem, na wykonanie adaptacji szatni na pomieszczenia klasowe.
   
   W umowie podano termin zakończenia prac do 10 sierpnia 2003 roku, oraz wysokość wynagrodzenia za wykonane roboty na kwotę 7587 netto. Do umowy został dołączony kosztorys. W dniu 26.08.2003 roku dokonano odbioru końcowego wykonanych prac – "Prace zostały wykonane zgodnie z umową bez zastrzeżeń". Ze strony zamawiającego roboty odbierała D. Janusz - dyrektor szkoły, L.Kobylarz - sekretarz, E. Buzdygan - konserwator . W dniu 27 sierpnia 2003 roku Zakład Budowlano-Instalacyjny Zdzisław Sobieraj z Wołowa wystawił fakturę VAT nr 11/03 -treść faktury "adaptacja pomieszczenia szatni na klasę", na kwotę 8 118,09 zł. brutto. Faktura została opisana.
   
   Ponadto widnieją na niej następujące pieczęcie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" - komplet podpisów, "wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym, zakup nie podlega ustawie o zamówieniach publicznych na podstawie art. 6 ust. l pkt 4a ustawy." "zatwierdzono na sumę..." - komplet podpisów, "zgodnie z art.6 ustó. l pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 o zamówieniach publicznych / Dz U. z 1998r. Nr 119 póz. z późn. zmianami/ do zakupu nie stosuje się zapisów ustawy". Płatność została dokonana w terminie.
   
   Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 801, rozdział 80101, § 4270.
   
   
3. Sprawdzono dowód księgowy nr 463/03 - fakturę VAT nr OG/39/08 z dnia 26.08.2003r. dotyczącą zakupu stołów, krzeseł oraz biurek szkolnych.
   
   Brak jest zamówienia dotyczącego przedmiotowej usługi. Ponadto widnieją następujące pieczęcie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" - komplet podpisów, " wydatek jest uzasadniony pod względem  gospodarczym, legalnym i celowościowym zgonie z art.6 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych", "zatwierdzono na sumę ..." - komplet podpisów. Faktura została opisana. Płatność dokonana w terminie.
   
   Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 801, rozdział 80101, § 4210.
   
   
4. Sprawdzono dowód księgowy nr 463/03 - fakturę VAT nr 01/48/08 z dnia 31.08.2003r.
   
   Faktura dotyczy zakupu krzeseł oraz stołów szkolnych, na kwotę 2349,66 zł. brutto. Faktura została opisana. Brak jest zamówienia dotyczącego przedmiotowej usługi.
   Ponadto widnieją następujące pieczęcie - sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" - komplet podpisów, "wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym legalnym i celowościowym zgodnie z art.6 ust.pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994r. o zamówieniach publicznych /Dz.U. z 1998r. Nr 119 z póż.zmianami/do zakupów nie stosuje się zapisów Ustawy", "zatwierdzono na sumę .." - komplet podpisów. Płatność dokonana w terminie.
   
   Powyższy wydatek zgodny jest z planem finansowym na 2003 rok, dział 801, rozdział 80101, § 4210.
   
   
5. W dniu 25 sierpnia 2003 roku wicedyrektor Szkoły zleca firmie WALBON Waldemar Malewicz z Wołowa wykonanie naprawy dachu: - wykonanie dylatacji 90mb z blachy ocynkowanej i papy termozgrzewalnej, oraz uzupełnienie brakujących rynien – 3 szt..
   W zleceniu nie określono terminu wykonania prac, oraz kosztów. Do zlecenia dołączony został kosztorys z 30 sierpnia 2003 roku, na kwotę 2790.53 zł. W dniu 29 sierpnia 2003 roku dokonano odbioru ostatecznego robót. Roboty odebrano bez zastrzeżeń. Ze strony zamawiającego roboty odebrali: D. Janusz – Wicedyrektor szkoły, oraz Waldemar Malewicz.
   
   W dniu 02.09.2003r. firma WALBON Waldemar Malewicz z Wołowa wystawił fakturę na kwotę 2 790,53 zł.brutto. Treść faktury usługi dekarskie w szkole podstawowej.
   
   Faktura została opisana. Widnieją następujące pieczęcie-"sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" - komplet podpisów, "wydatek jest uzasadniony pod względem  gospodarczym, legalnym i celowościowym zgodnie z art. 6 ust.1 pkt 7 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 o zamówieniach publicznych /Dz. U. z 1998r. Nr119 z póżn.zmianami/ "zatwierdzono na sumę...