Wołów, dn. 14.05.2004r.
Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek - Ratusz
Protokół
z kontroli przestrzegania przez Szkołę Podstawową w Mojęcicach zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r. pod względem legalności, gospodarności, rzetelności, terminowości i skuteczności.
Kontrolę przeprowadzono w dniach od 02.03.2004r. do 07.04.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r. do 31.12.2003r.
Kontrole przeprowadził:
- Tomarz Malarz - Naczelnik Wydziału Kontroli Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, działający na podstawie art. 28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. o finansach publicznych i Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
- Bogusława Nicpoń.
1.
Charakterystyka kontrolowanej jednostki:
Szkoła Podstawowa w Mojęcicach działa na podstawie uchwały Nr VII /86/99 Rady Miejskiej w Wołowie z dnia 15 marca 1999r.Szkoła Podstawowa w Mojęcicach działa na podstawie art.5 ust. 2 pkt. 1 art. 58 ust. 1, 2 i 6
W związku z art.59 ust.6 ustawy z dnia 7 września 1991 roku o systemie oświaty /Dz.U. z 1996r. nr 67 poz. 329, z późniejszymi zmianami art.2 ust. 1 ustawy z dnia 8 stycznia 1999r. Przepisy wprowadzające reformę ustroju szkolnego /Dz.U.12, Poz.96/ oraz art.18 ust. 2 pkt.9 lit.h ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym /Dz. U.z 1996r.nr 13, poz.74 z późniejszymi zmianami/
Szkoła jest jednostką budżetową Gminy Wołów, nie posiada osobowości prawnej, rozlicza się z budżetem Gminy za pośrednictwem Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie.
Do kompetencji dyrektora szkoły należy dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym szkół wraz z ponoszeniem odpowiedzialności za ich prawidłowe wykorzystanie, a także organizowanie administracyjnej, finansowej i gospodarczej obsługi szkoły.
Dyrektorem kontrolowanej szkoły jest Pani mgr inż. Mirosława Gluz.
Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Józefa Buchbach.
Osobą prowadzącą księgowość szkoły w Mojęcicach jest Pani Barbara Nowicka podinspektor.
Księgowość szkoły prowadzona jest przez Wydział Finansowy UMiG w Wołowie na podstawie §16 punkt 28 Zarządzenia nr 60/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia30 kwietnia 2003 roku w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Wołowie. Księgowość prowadzi wydzielona komórka Wydziału Finansów – Księgowość Oświaty.
W zakresie kontroli pobrano i poddano analizie dokumentację finansowo - księgową za rok 2003.
2.
Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Nie przedstawiono odrębnej instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej jednostki budżetowej oświaty, jaką jest Szkoła Podstawowa w Mojęcicach. Nie przekazano listy upoważnionych osób do podpisu i odbioru dokumentów finansowo – księgowych.
Obowiązujące Zarządzenie nr 2 /2002 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości z dnia 27 marca 2002 roku wydane na podstawie art. 28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) reguluje procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w zgodności z planem finansowym, zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, sposób wykorzystania wyników tychże kontroli. Powyższe zarządzenie nie reguluje, wprost, iż jest obowiązujące dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy.
Ponadto w treści załącznika nr 1 do zarządzenia" Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości" wymieniono jako oceniającego celowość wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dokonującego wstępną ocenę celowość wydatków administracyjno – rzeczowych jednostki - Sekretarza Gminy. Z tego można wnioskować, iż powyższe zarządzenie dotyczy dokonywania wydatków Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Art. 35 a ust. 3 cyt. ustawy wskazuje, iż procedury kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków są ustalone w formie pisemnej przez kierownika jednostki.
Biorąc powyższe pod uwagę, mimo, iż pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za księgowość jednostek oświaty są pracownikami Wydziału Finansowego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, nie należy stosować zapisów powyższej instrukcji do prowadzonej księgowości przez te jednostki. Zważyć również należy, iż na liście osób, które zostały zapoznane z zarządzeniem jest tylko jedno nazwisko osoby pracującej w komórce księgowości oświaty – Pani Teresy Rudnik. Nadto osoba pełniąca obowiązki Głównego Księgowego Jednostek Oświaty oświadczyła, iż stosują się w swojej pracy wytyczne ustne i przepisy prawa wprowadzone przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświaty. Jednakże takich przepisów nie okazano.
Ustalono również, iż istnieje" Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w UMiG w Wołowie z 1998 roku. Jak wskazuje powyższa instrukcja dotyczy ona tylko jednej jednostki - Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Jako kierownik jednostki oznaczony jest tam burmistrz Miasta i Gminy Wołów.
Powyższą sytuację można zreasumować następująco: pracownicy Wydziału Finansów winni wykonywać czynności usługowe dla jednostek oświaty w zakresie księgowości na podstawie przepisów ogólnych m.in. ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. Jednakże z oświadczenia Pani Józefy Buchbach wynika, iż pracownicy jej komórki prowadząc księgowość jednostek oświatowych opierają się na przepisach i wytycznych, wprowadzonych przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświatowych. Nie sprecyzowała, o jakie konkretnie przepisy i wytyczne ustne mają zastosowanie. Ponadto kontrolujący nie miał możliwości w jakikolwiek inny sposób z nini się zapoznać.
Na podstawie §5 ust. 1 litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej.
Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe :
1. F - ra Nr 10/2003 z dnia 14.07.2003r. na kwotę 17.066,50
2. F - ra Nr 11/2003 z dnia 14.07.2003r. na kwotę 1.048,63
3. F - ra nr FV00421 z dnia 29.08.2003r. na kwotę 6.171,60
Razem: 24.286, 73
Sprawdzono w/w dokumenty na ogólną kwotę 24.286, 73 Netto.
Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003 rok.
W czasie kontroli poszczególnych dowodów księgowych ustalono:
- Celem wyłonienia oferty na przeprowadzenie robót remontowo - budowlanych w roku 2003 w szkole podstawowej w Mojęcicach przeprowadzono w dniu 23.06. 2003 roku przetarg nieograniczony.
Wpłynęły w terminie 3 oferty, kryterium było 100 % cena. Wybrano ofertę firmy Zakład Ogólno Budowlany - Józef Cociński. W dniu 23.06.2003 roku zawarto umowę Nr 1/2003 z wybranym oferentem na wykonanie prac remontowo - budowlanych. Ze strony zamawiającego umowę podpisał dyrektor jednostki - Mirosława Gluz. Na egzemplarzu umowy widnieje też parafa A. Świerzbińskiego. Wykonawca zobowiązał się do zakończenia prac do 22.07.2003 roku. Koszt robót wynosił 17 066 zł Odbioru robót w dniu 15 lipca 2003 roku dokonała komisja w składzie - Mirosława Gluz, Regina Pionko, Krzysztof Nawój.
Wykonawca wystawił w dniu 14 lipca 2003 roku fakturę 10/2003 o treści" wykonanie prac remontowo - budowlanych w SP w Mojęcicach zgodnie z umową nr 1/2003 z dnia 23 czerwca 2003 na kwotę 17066,50 zł". Na fakturze na odwrocie widnieją następujące pieczęcie" sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" - komplet podpisów, "zatwierdzono na sumę" - brak podpisu, "wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym" - komplet podpisów, "zakup nie podlega ustawie o zamówieniach publicznych na podstawie....". Na fakturze widnieje opis sporządzony przez dyrektora jednostki.
Przedmiotowy wydatek został uwzględniony w budżecie na rok 2003 pozycja dział 801, rozdział 80101, §4270.
- W dniu 11 lipca 2003 roku dyrektor szkoły zleciła zamówieniem 3/2003 dodatkowe roboty remontowo budowlane firmie Józef Cociński – Zakład Ogólno Budowlany – zlecono montaż osłon na grzejniki, rur w Sali gimnastycznej i malowanie ścian po demontażu, CO.
Nie wskazano terminu wykonania, ani wartość zleconych prac. Ponadto, iż wartość zleconych prac będzie naliczana na podstawie kosztorysu powykonawczego. Kosztorys powykonawczy z lipca 2003 wskazuje, kwotę 980,03 netto, czyli 1 048,63zł brutto. W dniu 15 lipca 2003 roku odebrano prace wynikające z zamówienia 3/2003 protokołem odbioru.
Wykonawca wystawił fakturę 11/2003 w dniu 14.07.2003r. dotyczącą prac" remontowo - budowlanych, dodatkowych zgodnie ze zleceniem i kosztorysem powykonawczym" na kwotę 1 048,63zł.
Na fakturze na odwrocie widnieją następujące pieczecie" sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" – komplet podpisów, "zatwierdzono na sumę.." - brak podpisów, "wydatek jest uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym", "zakup nie podlega ustawie o zamówieniach publicznych na podstawie...". Na fakturze widnieje opis sporządzony przez dyrektora jednostki.
Przedmiotowy wydatek został uwzględniony w budżecie na 2003 rok pozycja dział 801, rozdział 80101, §4270.
- Zamówieniem 2/2003 z dnia 4 lipca 2003 roku, dyrektor szkoły zleciła firmie OKNO - PLAST w Wołowie następujące roboty – demontaż starych drzwi wejścia głównego, wykonanie i wstawienie nowych PCV i obróbkę wstępną i zasadniczą po osadzeniu drzwi.
Wskazano termin wykonania na dzień 25 lipca 2003. Wartość robót ustalono na kwotę 6 171, 60 zł. Zamówienie podpisali dyrektor jednostki oraz A.Świerzbiński. Przedmiotowe roboty odebrano protokołem końcowym z dnia 26 sierpnia 2003 roku. Ze strony odbiorcy robót podpisali dyrektor jednostki oraz A. Świerzbiński. Stwierdzono terminowość wykonanych robót. Wykonawca wystawił w dniu 29.08.2003 roku fakturę FV00421 dotyczącą zakupu drzwi i ich montaż na kwote 6 171,60zł.
Na fakturze na odwrocie widnieją następujące pieczęcie" sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" – komplet podpisów, " zatwierdzono na sumę..." – brak podpisu dyrektora jednostki, "wydatek uzasadniony pod względem gospodarczym, legalnym i celowościowym", "zakup nie podlega ustawie o zamówieniach publicznych na podstawie...".
Na fakturze widnieje opis sporządzony przez dyrektora jednostki.
Przedmiotowy wydatek został uwzględniony w budżecie na rok 2003 pozycja dział 801, rozdział 80101, §4270.
Na tym protokół zakończono. Zawiera on 5 kolejno ponumerowanych stron.
Osoby kontrolowane nie wnoszą zastrzeżeń do treści protokołu.
Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarzach i po uprzednim odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Szkoły.
Zgodnie z §23 oraz §24 Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów:
- Dyrektor Szkoły ma 3 dni na podpisanie protokołu.
- W razie odmowy podpisania protokołu przez Dyrektora, obowiązany jest on do złożenia pisemnych wyjaśnień określających przyczyny odmowy. Wyjaśnienia te należy złożyć Kontrolującemu bądź Burmistrzowi w terminie 3 dni od daty przekazania protokołu kontroli do podpisania.
- Dyrektorowi Szkoły lub osobie posiadającej jego pisemne upoważnienie przysługuje prawo zastrzeżeń w sprawie stanu faktycznego i prawnego, ocen, uwag i wniosków zawartych w protokole kontroli. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie Burmistrzowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Spis załączników :
Zał. Nr 1 - Faktura VAT Nr 10/2003 z dnia 14.07.2003r. za wykonanie prac remontowo - budowlanych na kwotę 17.066, 50 zł.
Zał. Nr 2 - Umowa Nr 1/2003 z dnia 23.06.2003r
Zał. Nr 3 - Zamówienie Nr 3/2003 z dnia 11.07.2003r. na wykonanie osłon na grzejniki
Zał. Nr 4 - Faktura VAT Nr 11/2003 z dnia 14.07.2003 r. na wykonanie prac remontowo - budowlanych na kwotę 1.048, 63 zł.
Zał. Nr 5 - Kosztorys powykonawczy
Zał. Nr 6 - Protokół odbioru robót z dnia 15.07.2003r.
Zał. Nr 7 - Zamówienie Nr 3/2003 z dnia 11.07.2003r.
Zał. Nr 8 - Przelew z dnia 25.07.2003r. na kwotę 18.115, 13 zł.
Zał. Nr 9 - Faktura VAT Nr FV00421 z dnia 29.08.2003r. za drzwi PCV na kwotę 6.171, 60 zł.
Zał. Nr 10 - Zamówienie Nr 2/2003 na wykonanie drzwi z dnia 04.07.2003r.
Zał. Nr 11 - Protokół odbioru robót z dnia 26.08.2003r.
Zał. Nr 12 - Przelew z dnia 15.09.2003r. na kwotę 6.171, 60 zł.
Wołów, dnia 14.05.2004r.
Podpis osób kontrolujących: Podpisy osób kontrolowanych:
1. ................................... 1. .................................................
2. ................................... 2. .................................................
