Wołów, dn. 14.05 .2004r.
Urząd Miasta i Gminy w Wołowie
Rynek-Ratusz
Protokół
z kontroli przestrzegania przez Przedszkole "Słoneczko" w Wołowie zasad gospodarowania środkami publicznymi w 2003r., pod względem legalności gospodarności, rzetelności, terminowości i skuteczności.
Kontrolę przeprowadzono w dniach od 02.03.2004r.do 07.04.2004r.
Kontrolą objęto okres od 01.01.2003r.do 31.12.2003r.
Kontrole przeprowadził:
- Tamasz Malarz-Naczelnik Wydziału Kontroli i Bezpieczeństwa Powszechnego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, działający na podstawie art. 28 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998r. , o finansach publicznych i Regulaminu kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
- Bogusława Nicpoń.
1.
Charakterystyka kontrolowanej jednostki:
Siedzibą przedszkola jest budynek przy ul Inwalidów Wojennych 15 w Wołowie. Organem prowadzącym przedszkole jest Gmina Wołów.
Przedszkole działa na podstawie ustawy z dnia 7 września 1991r. o systemie oświaty (jednolity tekst ustawy – Dz. U. z 1996r. Nr 67, poz.329 z późniejszymi zmianami), zarządzenia Nr 33 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 6 października 1992r. w sprawie ramowego statutu Przedszkola Publicznego (Dz.Urz.Nr 7 poz.35, zarządzenia Nr 11 Ministra Edukacji Narodowej z dnia 18 czerwca 1997r. (Dz. U. Nr7 poz.27) zmieniającego zarządzenie w sprawie ramowego statutu Przedszkola Publicznego.
Przedszkole jest jednostką budżetową.
Do kompetencji dyrektora przedszkola należy dysponowanie środkami określonymi w planie finansowym i ponosi odpowiedzialność za ich prawidłowe wykorzystanie.
Dyrektorem kontrolowanego przedszkola jest Pani mgr Elżbieta Maceluch.
Stanowisko głównego księgowego zajmuje Pani Jozefa Buchbach.
Osobą prowadzącą księgowość przedszkola jest Pani Agnieszka Janusz mł. referent.
Księgowość przedszkola prowadzona jest przez Wydział Finansowy UMiG w Wołowie na podstawie § 16 punkt 28 Zarządzenia nr 60/2003 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów z dnia 30 kwietnia 2003 roku w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miasta i Gminy w Wołowie. Księgowość prowadzi wydzielona komórka Wydziału Finansów- Księgowość oświaty.
W zakresie kontroli pobrano i poddano analizie dokumentację finansowo-księgową za rok 2003.
Przedszkole posiada numer identyfikacji podatkowej NIP 917-10-00-170
2.
Przestrzeganie procedur kontroli oraz przeprowadzenie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków.
Nie przedstawiono odrębnej instrukcji w sprawie obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych dla prowadzenia dokumentacji finansowo - księgowej jednostki budżetowej oświaty, jaką jest Przedszkole "Słoneczko"w Wołowie. Nie przekazano listy upoważnionych osób do podpisu i odbioru dokumentów finansowo – księgowych.
Obowiązujące Zarządzenie nr 2 /2002 Burmistrza Miasta i Gminy Wołów w sprawie gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości z dnia 27 marca 2002 roku wydane na podstawie art. 28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. nr 155 poz. 1014 z późn. zm.) reguluje procedury kontroli wydatków dokonywanych ze środków publicznych w zgodności z planem finansowym, zasady wstępnej oceny celowości wydatków ponoszonych w związku z realizacją zadań, w tym wydatków na koszty funkcjonowania jednostki, sposób wykorzystania wyników tychże kontroli.
Powyższe zarządzenie nie reguluje, wprost, iż jest obowiązujące dla wszystkich jednostek organizacyjnych gminy. Ponadto w treści załącznika nr 1 do zarządzenia "Szczegółowe zasady gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości" wymieniono jako oceniającego celowość wydatków związanych z funkcjonowaniem jednostki oraz dokonującego wstępną ocenę celowość wydatków administracyjno – rzeczowych jednostki - Sekretarza Gminy.
Z tego można wnioskować, iż powyższe zarządzenie dotyczy wyłącznie dokonywania wydatków Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Art. 35 a ust. 3 cyt. ustawy wskazuje, iż procedury kontroli oraz przeprowadzanie wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków są ustalone w formie pisemnej przez kierownika jednostki. Biorąc powyższe pod uwagę, mimo, iż pracownicy merytoryczni odpowiedzialni za księgowość jednostek oświaty są pracownikami Wydziału Finansowego Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie, nie należy stosować zapisów powyższej instrukcji do prowadzonej księgowości przez te jednostki.
Zważyć również należy, iż na liście osób, które zostały zapoznane z zarządzeniem jest tylko jedno nazwisko osoby pracującej w komórce księgowości oświaty – Pani Teresy Rudnik. Nadto osoba pełniąca obowiązki Głównego Księgowego Jednostek Oświaty oświadczyła, iż stosują w swojej pracy wytyczne ustne i przepisy prawa wprowadzone przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświaty. Jednakże takich przepisów nie okazano.
Ustalono również, iż istnieje "Instrukcja obiegu i kontroli dokumentów, organizacji i funkcjonowania kontroli wewnętrznej w UMiG w Wołowie z 1998 roku. Jak wskazuje powyższa instrukcja dotyczy ona tylko jednej jednostki - Urzędu Miasta i Gminy w Wołowie. Jako kierownik jednostki oznaczony jest tam burmistrz Miasta i Gminy Wołów.
Powyższą sytuację można zreasumować następująco: pracownicy Wydziału Finansów winni wykonywać czynności usługowe dla jednostek oświaty w zakresie księgowości na podstawie przepisów ogólnych m. in. ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw. Jednakże z oświadczenia Pani Józefy Buchbach wynika, iż pracownicy jej komórki prowadząc księgowość jednostek oświatowych opierają się na przepisach i wytycznych ustnych wprowadzonych przez poprzedniego głównego księgowego jednostek oświatowych. Nie sprecyzowała, o jakie konkretnie przepisy i wytyczne ustne mają zastosowanie. Ponadto kontrolujący nie miał możliwości w jakikolwiek inny sposób z nimi się zapoznać.
Na podstawie § 5 ust. 1 litera f oraz ust. 2 litera b Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów z 16.06.2003 roku, przeprowadzono kontrolę oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków, badanie i porównanie stanu faktycznego ze stanem wymaganym, pobierania i gromadzenia środków publicznych, zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków ze środków publicznych oraz zwrotu środków publicznych, prowadzenie gospodarki finansowej.
Sprawdzono niżej wykazane dokumenty finansowe:
1. F-ra VAT Nr 47/2003 z dnia 08.08.2003r. na kwotę 66.513,67
Razem: 66.513,67
Sprawdzono w /w dokumenty na ogólną kwotę 66.513,67 brutto.
Stanowią one ponad 5% poniesionych wydatków na 2003r. przez Przedszkole "Słoneczko".
W czasie kontroli ustalono, co następuje:
- Zarządzeniem z 16 czerwca 2003roku Dyrektor Przedszkola "Słoneczko" powołała komisję przetargową w składzie E. Maceluch, I. Hus, J. Szewczyk, celem wyłonienia wykonawcy prac remontowo-budowlanych w budynkach przedszkola.
W dniu 24.06.2003 roku przeprowadzono postępowanie w myśl przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. Wpłynęły trzy oferty. Kryterium oceny ofert 100% cena.
Wybrano ofertę firmy Zakład Remontowo-Budowlany FAMBUD s.c. Anna i Leszek Koczuk z Wołowa, opiewającą na kwotę 66 513,70 zł. brutto. W dniu 27 czerwca 2003roku podpisano umowę z wykonawcą na przedmiotowe zamówienie. Umowę podpisała dyrektor przedszkola wraz z inspektorem UMiG Wołów Panem A. Świerzbińskim. Na umowie widnieje również akcept Radcy Prawnego. Umowę zawarto na cenę podaną w ofercie przetargowej. Termin wykonania prac określono na 11 sierpnia 2003 roku. Roboty budowlane odebrano w dniu 08.08.2003r. stwierdzając usterki i zgodnie z oświadczeniem wykonawcy miały zostać usunięte do dnia 11.08.2003r. do godz.13,00.
Odbioru dokonali E. Maceluch, A. Świerzbiński, A. Jasinowska-Czarny, K. Popiel.
W dniu 03.08.2003r. firma FAMBUD wystawiła fakturę VAT nr 47/2003 na kwotę 62 162,31 zł. netto. Na fakturze brak jest opisu. Widnieją pieczęcie - "sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym" - komplet podpisów, "sprawdzono pod względem merytorycznym" - komplet podpisów, "sprawdz. zgodn.i prawidłowość z przepisami VAT i poprawność w zakresie dyscypliny budżetowej" - komplet podpisów, "zatwierdzono do wypłaty ...." - komplet podpisów. Płatność dokonano w terminie.
Powyższy wydatek został uwzględniony w planie finansowym na 2003 rok, dział 854, Rozdział 85404, §4270.
Na tym protokół zakończono. Zawiera on 4 kolejno ponumerowane strony.
Osoby kontrolowane nie wnoszą zastrzeżeń do treści protokołu.
Protokół sporządzono w 3 jednobrzmiących egzemplarz i po uprzednim odczytaniu podpisano. Jeden egzemplarz protokołu wręczono Dyrektorowi Szkoły.
Zgodnie z §23 oraz § 24 Regulaminu przeprowadzenia kontroli w Urzędzie Miasta i Gminy w Wołowie oraz w jednostkach organizacyjnych Gminy Wołów.
- Dyrektor Szkoły ma 3 dni na podpisanie protokołu.
- W razie odmowy podpisania protokołu przez Dyrektora, obowiązany on jest do złożenia pisemnych wyjaśnień określających przyczyny odmowy. Wyjaśnienia te należy złożyć kontrolującemu bądź Burmistrzowi w terminie 3 dni od daty przekazania protokołu kontroli do podpisania.
- Dyrektorowi Szkoły lub osobie posiadającej jego pisemne upoważnienie przysługuje prawo zastrzeżeń w sprawie stanu faktycznego i prawnego , ocen , uwag i wniosków zawartych w protokole kontroli. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie Burmistrzowi w terminie 7 dni od dnia otrzymania protokołu kontroli.
Spis załączników-kopie:
Zał. Nr 1 – Przelew z dnia 18.08.2003r. na kwotę 66.513,67 zł. za fakturę Nr 47/2003
Zał. Nr 2 – Faktura VAT Nr 47/2003 z dnia 03.08.2003r. za wykonanie prac remontowo-budowlanych w budynkach przedszkola na kwotę 66.513,67 zł.
Zał. Nr 3 – Umowa Nr 1/2003 z dnia 27.06.2003r. na wykonanie prac remontowo-budowla nych.
Zał. Nr 4 – Protokół odbioru z dnia 08.08.2003r.
Wołów, dnia 14.05.2004r.
Podpis osób kontrolujących : Podpisy osób kontrolowanych:
1. .......................................... 1. .............................................
2. .......................................... 2. .............................................
